Theo hướng dẫn của Bộ Y tế, trong một lượt KBCB đối với mỗi người bệnh, cơ sở KBCB lập 2 bảng kê chi phí KBCB; 1 bản để lưu cùng với hồ sơ KBCB của người bệnh đó và 1 bảng kê để cung cấp cho người bệnh.
Bộ Y tế ban hành Quyết định số 697/QĐ-BYT về mẫu bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh.
Trường hợp cơ sở KBCB đã triển khai bệnh án điện tử thì thực hiện lập bảng kê chi phí KBCB bản điện tử để lưu trữ cùng hồ sơ bệnh án điện tử của người bệnh và cung cấp bảng kê cho người bệnh qua phương tiện, thiết bị điện tử, không phải lập bảng kê giấy. Bảng kê điện tử có ký số đầy đủ theo quy định thì có giá trị tương đương bản giấy.
Trường hợp bảng kê giấy có chữ ký trực tiếp (ký tay) của người bệnh được cơ sở KBCB chuyển thành file điện tử (scan) và có ký số xác thực của cơ sở KBCB thì có giá trị như bản điện tử để lưu trữ cùng bệnh án điện tử của người bệnh, thay thế cho bản giấy. Kèm theo quyết định ban hành mẫu, Bộ Y tế cũng ban hành phụ lục hướng dẫn kỹ thuật ghi bảng kê; trong đó hướng dẫn chi tiết cách ghi Bảng kê chi phí KBCB đối với người tham gia BHYT.
Theo đó, các cơ sở KBCB sử dụng thông tin hành chính tra cứu được trên Cổng tiếp nhận dữ liệu của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam (gọi tắt là Cổng BHXH) hoặc thông tin trên thẻ BHYT bản giấy (áp dụng đối với đối tượng quân nhân, công an, cơ yếu mà khi tra cứu Cổng BHXH không có thông tin) tại thời điểm tiếp đón người bệnh đến KBCB để lấy thông tin hành chính khi lập bảng kê chi phí KBCB.
Trường hợp trong quá trình điều trị, người bệnh cung cấp thông tin thẻ BHYT có sự thay đổi thông tin hành chính và đã được cơ quan BHXH cập nhật thì cơ sở KBCB thực hiện cập nhật lại theo thông tin mới. Với mã thẻ BHYT, cơ sở KBCB thực hiện tra cứu thông tin trên Cổng BHXH để lấy thông tin mã thẻ BHYT tra cứu được tại thời điểm tiếp đón người bệnh. Trường hợp tra cứu mà có thông tin từ 2 mã thẻ BHYT trở lên thì cơ sở KBCB sử dụng mã thẻ có thời hạn sử dụng của thẻ phù hợp với thời điểm mà người bệnh đến KBCB nhằm bảo đảm quyền lợi cho người tham gia BHYT.
Bộ Y tế cũng lưu ý về tổng ngày điều trị, hướng dẫn thực hiện theo cách tính: "Ngày ra-ngày vào+1"; không căn cứ vào tổng số ngày điều trị để tính ngày giường thanh toán chi phí với cơ quan BHXH. Bộ Y tế cũng yêu cầu các cơ sở KBCB có trách nhiệm chỉnh sửa, nâng cấp phần mềm để thực hiện lập, cung cấp bảng kê chi phí KBCB theo hướng dẫn tại quyết định này chậm nhất kể từ ngày 1/7/2026.
