Theo Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC, hồ sơ xác định người phụ thuộc là con của người nộp thuế được quy định theo từng trường hợp.
Đối với con đẻ, hồ sơ gồm bản chụp giấy khai sinh hoặc quyết định nhận cha, mẹ, con hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha, mẹ với con; kèm bản chụp thẻ căn cước của con nếu đã được cấp.
Đối với con nuôi, ngoài bản chụp giấy khai sinh và thẻ căn cước (nếu có), cần bổ sung bản chụp quyết định công nhận hoặc giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi. Trường hợp là con riêng của vợ hoặc chồng, ngoài giấy khai sinh và căn cước của con (nếu có), hồ sơ cần có giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ với con riêng.
Đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên là người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người khuyết tật, ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ là con, phải có thêm giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự hoặc giấy xác nhận khuyết tật. Trường hợp con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề hoặc học phổ thông, hồ sơ cần bổ sung thẻ sinh viên, bản xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học.
Đối với người phụ thuộc là vợ hoặc chồng, hồ sơ gồm bản chụp thẻ căn cước và giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng.
Đối với cha, mẹ, hồ sơ được quy định tương ứng theo từng trường hợp là cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ vợ hoặc chồng, cha dượng hoặc mẹ kế. Thành phần hồ sơ gồm bản chụp thẻ căn cước cùng các giấy tờ chứng minh quan hệ như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc quyết định công nhận việc nuôi con nuôi theo quy định.
Đối với người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, hồ sơ gồm bản chụp thẻ căn cước, bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng, giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc, cùng giấy tờ chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Riêng đối với người phụ thuộc không có khả năng lao động, ngoài hồ sơ chứng minh mối quan hệ tương ứng còn phải có giấy tờ chứng minh người đó có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.
Thông tư cũng quy định người nộp thuế thực hiện đăng ký, thay đổi người phụ thuộc theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc đăng ký, thay đổi người phụ thuộc cũng như việc kê khai thu nhập của người phụ thuộc. Trường hợp phát hiện kê khai không đúng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Đối với cá nhân cư trú là người nước ngoài không có đầy đủ hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể, phải có các tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp, bảo đảm đáp ứng điều kiện là người phụ thuộc và thể hiện mối quan hệ giữa người nộp thuế với người phụ thuộc.
Thông tư cũng quy định tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ, cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Cơ quan thuế sẽ khai thác, sử dụng dữ liệu từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành được chia sẻ theo quy định để xác định người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh. Trường hợp không thể khai thác được dữ liệu, người nộp thuế phải cung cấp các giấy tờ liên quan theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC.
