Trước đây, công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh chủ yếu được thực hiện thủ công với hàng trăm bộ hồ sơ giấy lưu trữ qua nhiều năm. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu. Trong điều kiện số lượng đối tượng bảo trợ xã hội ngày càng tăng, phương thức quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế, đòi hỏi phải có giải pháp đổi mới phù hợp.
Từ cuối năm 2025, thực hiện chủ trương chuyển đổi số của tỉnh, Trung tâm đã triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ. Theo đó, các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử, đồng thời nhập thông tin, gắn mã hồ sơ và xác thực dữ liệu trước khi lưu trữ trên hệ thống.
Chia sẻ về quy trình này, bà Nguyễn Thị Bình, Chuyên viên tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh cho biết: "Việc số hóa được thực hiện theo các bước chặt chẽ, từ tiếp nhận, quét hồ sơ giấy, nhập dữ liệu, gắn mã đến kiểm tra, xác thực và lưu trữ. Mỗi hồ sơ đều được mã hóa riêng, đảm bảo tính bảo mật và thuận tiện trong khai thác, sử dụng khi cần thiết".
Không chỉ ở khâu lưu trữ, việc tiếp nhận hồ sơ cũng đã có bước chuyển đổi mạnh mẽ. Nếu trước đây, hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, thì nay phần lớn được thực hiện trên môi trường điện tử thông qua hệ thống cổng thông tin nội bộ. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và nâng cao tính kịp thời trong giải quyết thủ tục.
Theo bà Trần Thị Hoàn - Phòng Dịch vụ Công tác xã hội và Hỗ trợ khẩn cấp, Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh, việc tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống điện tử mang lại nhiều thuận lợi, giúp quy trình xử lý trở nên khoa học, nhanh gọn và phù hợp với yêu cầu thực tiễn hiện nay.
Đến nay, Trung tâm đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ của các đối tượng đang quản lý, với hơn 300 bộ hồ sơ cùng hàng nghìn trang tài liệu được chuyển đổi sang dữ liệu điện tử. Các hồ sơ sau số hóa được sắp xếp khoa học, gắn mã định danh, giúp việc tra cứu thông tin thuận tiện và chính xác hơn.
Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình số hóa hồ sơ tại Trung tâm vẫn còn gặp một số khó khăn nhất định. Một số tài liệu cũ bị mờ, hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng quét và lưu trữ. Ngoài ra, thói quen sử dụng hồ sơ giấy của người dân vẫn còn phổ biến, khiến việc tiếp nhận hồ sơ điện tử chưa thực sự đồng bộ từ cơ sở.
Để khắc phục, Trung tâm đã triển khai nhiều giải pháp như đầu tư trang thiết bị phục vụ số hóa, tăng cường kiểm tra, làm rõ thông tin trước khi lưu trữ, đồng thời thực hiện song song cả hai hình thức tiếp nhận hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp. Việc tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận với phương thức nộp hồ sơ điện tử cũng được chú trọng nhằm tạo sự thay đổi về nhận thức.
Hiện nay, Trung tâm đang quản lý, chăm sóc và trợ giúp 120 đối tượng bảo trợ xã hội, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật và trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt. Trong thời gian tới, đơn vị tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu số, thường xuyên cập nhật hồ sơ điện tử và tăng cường ứng dụng công nghệ trong các hoạt động chuyên môn. Đồng thời, hướng tới việc kết nối, liên thông dữ liệu với các cơ quan liên quan, góp phần xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ, hiện đại.
Việc ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 đang mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện công tác phục vụ; đồng thời mở ra hướng đi mới trong quản lý, chăm sóc và trợ giúp các đối tượng yếu thế trong xã hội, hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.
