Ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ và khai thác thông tin đang trở thành xu hướng tất yếu. Tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh Lào Cai, quá trình này đã và đang mang lại những chuyển biến rõ nét, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm áp lực hành chính và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

0:00 / 0:00
0:00

Trước đây, công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh chủ yếu được thực hiện thủ công với hàng trăm bộ hồ sơ giấy lưu trữ qua nhiều năm. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu. Trong điều kiện số lượng đối tượng bảo trợ xã hội ngày càng tăng, phương thức quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế, đòi hỏi phải có giải pháp đổi mới phù hợp.

z7735581812142-afe4894466709a4c6b3d68f4ae8dbc94-8449.jpg
Trung tâm tích cực triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ.

Từ cuối năm 2025, thực hiện chủ trương chuyển đổi số của tỉnh, Trung tâm đã triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ. Theo đó, các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử, đồng thời nhập thông tin, gắn mã hồ sơ và xác thực dữ liệu trước khi lưu trữ trên hệ thống.

Chia sẻ về quy trình này, bà Nguyễn Thị Bình, Chuyên viên tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh cho biết: "Việc số hóa được thực hiện theo các bước chặt chẽ, từ tiếp nhận, quét hồ sơ giấy, nhập dữ liệu, gắn mã đến kiểm tra, xác thực và lưu trữ. Mỗi hồ sơ đều được mã hóa riêng, đảm bảo tính bảo mật và thuận tiện trong khai thác, sử dụng khi cần thiết".

Không chỉ ở khâu lưu trữ, việc tiếp nhận hồ sơ cũng đã có bước chuyển đổi mạnh mẽ. Nếu trước đây, hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, thì nay phần lớn được thực hiện trên môi trường điện tử thông qua hệ thống cổng thông tin nội bộ. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và nâng cao tính kịp thời trong giải quyết thủ tục.

Theo bà Trần Thị Hoàn - Phòng Dịch vụ Công tác xã hội và Hỗ trợ khẩn cấp, Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh, việc tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống điện tử mang lại nhiều thuận lợi, giúp quy trình xử lý trở nên khoa học, nhanh gọn và phù hợp với yêu cầu thực tiễn hiện nay.

baolaocai-br_sequence-0100-11-56-18still003.png
Các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử.

Đến nay, Trung tâm đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ của các đối tượng đang quản lý, với hơn 300 bộ hồ sơ cùng hàng nghìn trang tài liệu được chuyển đổi sang dữ liệu điện tử. Các hồ sơ sau số hóa được sắp xếp khoa học, gắn mã định danh, giúp việc tra cứu thông tin thuận tiện và chính xác hơn.

baolaocai-br_sequence-0100-12-08-09still005.png
Nhờ số hóa công tác quản lý hồ sơ, không gian làm việc của Trung tâm được sắp xếp khoa học và tiết kiệm hơn.

Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình số hóa hồ sơ tại Trung tâm vẫn còn gặp một số khó khăn nhất định. Một số tài liệu cũ bị mờ, hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng quét và lưu trữ. Ngoài ra, thói quen sử dụng hồ sơ giấy của người dân vẫn còn phổ biến, khiến việc tiếp nhận hồ sơ điện tử chưa thực sự đồng bộ từ cơ sở.

Để khắc phục, Trung tâm đã triển khai nhiều giải pháp như đầu tư trang thiết bị phục vụ số hóa, tăng cường kiểm tra, làm rõ thông tin trước khi lưu trữ, đồng thời thực hiện song song cả hai hình thức tiếp nhận hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp. Việc tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận với phương thức nộp hồ sơ điện tử cũng được chú trọng nhằm tạo sự thay đổi về nhận thức.

Hiện nay, Trung tâm đang quản lý, chăm sóc và trợ giúp 120 đối tượng bảo trợ xã hội, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật và trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt. Trong thời gian tới, đơn vị tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu số, thường xuyên cập nhật hồ sơ điện tử và tăng cường ứng dụng công nghệ trong các hoạt động chuyên môn. Đồng thời, hướng tới việc kết nối, liên thông dữ liệu với các cơ quan liên quan, góp phần xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ, hiện đại.

Việc ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 đang mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện công tác phục vụ; đồng thời mở ra hướng đi mới trong quản lý, chăm sóc và trợ giúp các đối tượng yếu thế trong xã hội, hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

Có thể bạn quan tâm

Tin cùng chuyên mục

Lào Cai và VNPT ký kết hợp tác phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số giai đoạn 2026 - 2030

Lào Cai và VNPT ký kết hợp tác phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số giai đoạn 2026 - 2030

Chiều 08/5, tại Tòa nhà VNPT, thành phố Hà Nội, UBND tỉnh Lào Cai và Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) tổ chức Hội nghị đánh giá kết quả hợp tác chiến lược về chuyển đổi số giai đoạn 2021 - 2025, đồng thời ký kết thỏa thuận hợp tác phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số giai đoạn 2026 - 2030.

Hiểu đúng và làm ngay, làm đến cùng theo tinh thần chỉ đạo của đồng chí Tổng Bí thư

Thực hiện Nghị quyết 57 của Bộ Chính trị: Hiểu đúng và làm ngay, làm đến cùng theo tinh thần chỉ đạo của đồng chí Tổng Bí thư

Đó là phát biểu của đồng chí Hoàng Giang - Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh, Phó Trưởng Ban Thường trực Ban Chỉ đạo phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tỉnh tại buổi làm việc chuyên đề với các cơ quan đảng tỉnh về tiến độ, kết quả một số nhiệm vụ thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia diễn ra sáng 08/5.

19 nhiệm vụ cần làm ngay để thúc đẩy khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số

19 nhiệm vụ cần làm ngay để thúc đẩy khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số

Đó là ý kiến chỉ đạo của đồng chí Hoàng Giang - Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh, Phó Trưởng Ban Thường trực Ban Chỉ đạo phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tỉnh Lào Cai tại Thông báo số 455 -TB/BCĐ về kết quả phiên họp chuyên đề đánh giá tiến độ, kết quả triển khai một số nhiệm vụ theo Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị; bàn giải pháp đẩy nhanh thực hiện trong thời gian tới, tổ chức ngày 28/4 vừa qua.

Lào Cai: Kỹ năng số lan tỏa từ những cách học giản dị

Lào Cai: Kỹ năng số lan tỏa từ những cách học giản dị

Ở các bản làng vùng cao Lào Cai, chuyển đổi số đang đến gần người dân bằng những cách rất đời thường. Người lớn tuổi học dùng điện thoại từ con cháu, nông dân tự xem video để làm kinh tế, cán bộ thôn bản “cầm tay chỉ việc” hướng dẫn dịch vụ công trực tuyến. Từ những cách học giản dị, gắn với nhu cầu thực tế, bà con đang từng bước ứng dụng công nghệ vào sản xuất, kinh doanh và sinh hoạt hằng ngày, đưa kỹ năng số lan tỏa tự nhiên, bền vững trong cộng đồng.

Đổi mới phương pháp đánh giá kết quả học tập

Trường Chính trị tỉnh: Đổi mới phương pháp đánh giá kết quả học tập

Thời gian qua, Trường Chính trị tỉnh đã triển khai nhiều giải pháp đổi mới, trong đó nổi bật là mô hình “Ứng dụng chuyển đổi số vào đánh giá kết quả học tập của học viên trong chương trình Trung cấp Lý luận chính trị”. Đây được xem là bước tiến quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, đồng thời bảo đảm tính khách quan, minh bạch và chính xác trong công tác kiểm tra, đánh giá.

Lào Cai: Chuyển đổi số trong quản trị công - đòn bẩy cho phát triển kinh tế bền vững

Lào Cai: Chuyển đổi số trong quản trị công - đòn bẩy cho phát triển kinh tế bền vững

Từ việc ứng dụng các nền tảng số trong giải quyết thủ tục hành chính, quản lý đất đai đến triển khai công nghệ cảm biến giám sát môi trường, tỉnh Lào Cai đang từng bước hình thành hệ sinh thái số minh bạch, hiệu quả, trở thành động lực thu hút các nhà đầu tư theo hướng bền vững.

Kể chuyện văn hoá Dao bằng công nghệ số

Kể chuyện văn hoá Dao bằng công nghệ số

Giữ gìn bản sắc văn hoá là nhiệm vụ quan trọng trong đời sống mỗi dân tộc. Trước đây, các giá trị này thường được trao truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác qua phương thức truyền miệng hoặc bằng chính việc sống cùng những văn hoá ấy. Ngày nay, trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, thế hệ trẻ các dân tộc Lào Cai, trong đó có dân tộc Dao, đã chủ động đổi mới cách thức bảo tồn di sản. Vẫn là lưu giữ và trao truyền, nhưng họ đang thực hiện điều đó thông qua nền tảng công nghệ số.

Tăng tốc triển khai Nghị quyết 57 tại Cam Đường

Tăng tốc triển khai Nghị quyết 57 tại Cam Đường

Ngày 24/4, UBND phường Cam Đường phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức buổi làm việc nhằm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai Nghị quyết số 57 của Bộ Chính trị về phát triển khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn.

Chuyển đổi số – đòn bẩy nâng cao chất lượng công tác thanh tra

Chuyển đổi số – đòn bẩy nâng cao chất lượng công tác thanh tra

Sau khi vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, yêu cầu về chất lượng chuyên môn, nghiệp vụ ngày càng cao, Thanh tra tỉnh Lào Cai đã đẩy mạnh ứng dụng khoa học – công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số vào hoạt động chuyên môn, tạo chuyển biến rõ nét trong công tác chỉ đạo, điều hành, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thanh tra.

fb yt zl tw