Ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ và khai thác thông tin đang trở thành xu hướng tất yếu. Tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh Lào Cai, quá trình này đã và đang mang lại những chuyển biến rõ nét, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm áp lực hành chính và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

0:00 / 0:00
0:00

Trước đây, công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh chủ yếu được thực hiện thủ công với hàng trăm bộ hồ sơ giấy lưu trữ qua nhiều năm. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu. Trong điều kiện số lượng đối tượng bảo trợ xã hội ngày càng tăng, phương thức quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế, đòi hỏi phải có giải pháp đổi mới phù hợp.

z7735581812142-afe4894466709a4c6b3d68f4ae8dbc94-8449.jpg
Trung tâm tích cực triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ.

Từ cuối năm 2025, thực hiện chủ trương chuyển đổi số của tỉnh, Trung tâm đã triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ. Theo đó, các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử, đồng thời nhập thông tin, gắn mã hồ sơ và xác thực dữ liệu trước khi lưu trữ trên hệ thống.

Chia sẻ về quy trình này, bà Nguyễn Thị Bình, Chuyên viên tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh cho biết: "Việc số hóa được thực hiện theo các bước chặt chẽ, từ tiếp nhận, quét hồ sơ giấy, nhập dữ liệu, gắn mã đến kiểm tra, xác thực và lưu trữ. Mỗi hồ sơ đều được mã hóa riêng, đảm bảo tính bảo mật và thuận tiện trong khai thác, sử dụng khi cần thiết".

Không chỉ ở khâu lưu trữ, việc tiếp nhận hồ sơ cũng đã có bước chuyển đổi mạnh mẽ. Nếu trước đây, hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, thì nay phần lớn được thực hiện trên môi trường điện tử thông qua hệ thống cổng thông tin nội bộ. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và nâng cao tính kịp thời trong giải quyết thủ tục.

Theo bà Trần Thị Hoàn - Phòng Dịch vụ Công tác xã hội và Hỗ trợ khẩn cấp, Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh, việc tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống điện tử mang lại nhiều thuận lợi, giúp quy trình xử lý trở nên khoa học, nhanh gọn và phù hợp với yêu cầu thực tiễn hiện nay.

baolaocai-br_sequence-0100-11-56-18still003.png
Các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử.

Đến nay, Trung tâm đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ của các đối tượng đang quản lý, với hơn 300 bộ hồ sơ cùng hàng nghìn trang tài liệu được chuyển đổi sang dữ liệu điện tử. Các hồ sơ sau số hóa được sắp xếp khoa học, gắn mã định danh, giúp việc tra cứu thông tin thuận tiện và chính xác hơn.

baolaocai-br_sequence-0100-12-08-09still005.png
Nhờ số hóa công tác quản lý hồ sơ, không gian làm việc của Trung tâm được sắp xếp khoa học và tiết kiệm hơn.

Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình số hóa hồ sơ tại Trung tâm vẫn còn gặp một số khó khăn nhất định. Một số tài liệu cũ bị mờ, hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng quét và lưu trữ. Ngoài ra, thói quen sử dụng hồ sơ giấy của người dân vẫn còn phổ biến, khiến việc tiếp nhận hồ sơ điện tử chưa thực sự đồng bộ từ cơ sở.

Để khắc phục, Trung tâm đã triển khai nhiều giải pháp như đầu tư trang thiết bị phục vụ số hóa, tăng cường kiểm tra, làm rõ thông tin trước khi lưu trữ, đồng thời thực hiện song song cả hai hình thức tiếp nhận hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp. Việc tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận với phương thức nộp hồ sơ điện tử cũng được chú trọng nhằm tạo sự thay đổi về nhận thức.

Hiện nay, Trung tâm đang quản lý, chăm sóc và trợ giúp 120 đối tượng bảo trợ xã hội, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật và trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt. Trong thời gian tới, đơn vị tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu số, thường xuyên cập nhật hồ sơ điện tử và tăng cường ứng dụng công nghệ trong các hoạt động chuyên môn. Đồng thời, hướng tới việc kết nối, liên thông dữ liệu với các cơ quan liên quan, góp phần xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ, hiện đại.

Việc ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 đang mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện công tác phục vụ; đồng thời mở ra hướng đi mới trong quản lý, chăm sóc và trợ giúp các đối tượng yếu thế trong xã hội, hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

Có thể bạn quan tâm

Tin cùng chuyên mục

Đinh Thị Phương Nhung và những sáng kiến thu hẹp khoảng cách số

Đinh Thị Phương Nhung và những sáng kiến thu hẹp khoảng cách số

Trao đổi qua điện thoại, chị Đinh Thị Phương Nhung khá khiêm tốn khi nhắc đến những thành tích mà mình đã đạt được. Nhưng khi nói đến chủ đề chuyển đổi số, chị Phương Nhung lại chia sẻ công việc và những dự định của mình với tất cả niềm đam mê. Với chị Nhung, góp sức đưa cái mới về với bản làng là trách nhiệm của những người trẻ tuổi.

Khi phụ nữ vùng cao hội nhập

Khi phụ nữ vùng cao hội nhập

Ở những bản làng vùng cao Lào Cai, nhiều phụ nữ từng gặp khó khăn khi tiếp cận công nghệ và thông tin. Nay, nhờ các cán bộ nữ “đi từng ngõ, gõ từng nhà” hướng dẫn sử dụng smartphone và dịch vụ công trực tuyến, công nghệ số đang trở thành đòn bẩy, mở ra cơ hội học tập, lao động và thay đổi cuộc sống cho chị em đồng bào dân tộc thiểu số.

“Chìa khóa” mở cửa kỷ nguyên số

“Chìa khóa” mở cửa kỷ nguyên số

Không đơn thuần là ứng dụng lưu trữ giấy tờ điện tử, VNeID đã trở thành “hệ sinh thái số” đa tiện ích. Với hàng loạt tính năng mới được cập nhật, VNeID không chỉ giúp người dân thoát khỏi cảnh “tay xách nách mang” nhiều giấy tờ mà còn trực tiếp giải quyết những “điểm nghẽn” hành chính bấy lâu nay, mở ra phương thức giao dịch hiện đại, minh bạch và an toàn.

Tuổi trẻ xã Văn Bàn năng động chuyển đổi số, nâng cao thu nhập

Tuổi trẻ xã Văn Bàn năng động chuyển đổi số, nâng cao thu nhập

Là xã vùng cao của tỉnh, Văn Bàn từng phải đối mặt với tình trạng nhiều thanh niên rời quê đi làm thuê ở xa do không có việc làm. Tuy nhiên, vài năm trở lại đây, trên địa bàn xã ngày càng có nhiều mô hình thanh niên khởi nghiệp thành công nhờ ứng dụng hiệu quả các nền tảng số, đem lại nguồn thu nhập ổn định và tạo việc làm cho lao động nông thôn.

Không gian mạng an toàn - Điều kiện tiên quyết cho chuyển đổi số

Không gian mạng an toàn - Điều kiện tiên quyết cho chuyển đổi số

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trên không gian mạng không chỉ là yêu cầu cấp thiết mà còn là điều kiện tiên quyết để phát triển kinh tế số, xã hội số. Tại Lào Cai, thời gian qua đã ghi nhận nhiều tín hiệu tích cực khi an ninh mạng được giữ vững, tạo nền tảng quan trọng cho việc triển khai các nhiệm vụ chuyển đổi số trên địa bàn.

Vì sự hài lòng của Nhân dân

Vì sự hài lòng của Nhân dân

Hưởng ứng mạnh mẽ công cuộc chuyển đổi số quốc gia, tỉnh Lào Cai đã thể hiện rõ quyết tâm nhanh chóng xây dựng chính quyền điện tử, tất cả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Phát thanh trực tiếp 2026: Tìm lời giải chinh phục công chúng trong kỷ nguyên mới

Phát thanh trực tiếp 2026: Tìm lời giải chinh phục công chúng trong kỷ nguyên mới

Hội thảo phát thanh trực tiếp năm 2026 thu hút hơn 500 đại biểu, tập trung bàn giải pháp nâng cao chất lượng chương trình trong bối cảnh cạnh tranh truyền thông số. Nhiều kinh nghiệm, kỹ năng nhằm thu hút và giữ chân công chúng, cũng như phát huy vai trò của phát thanh trực tiếp trong thời đại mới đã được chia sẻ.

Lào Cai ứng dụng chuyển đổi số trong chăn nuôi

Lào Cai ứng dụng chuyển đổi số trong chăn nuôi

Chuyển đổi số đang tác động mạnh mẽ tới mọi lĩnh vực, định hình lại diện mạo các ngành kinh tế. Đối với tỉnh Lào Cai, việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong nông nghiệp, đặc biệt là ngành chăn nuôi, được xác định là động lực trung tâm để hiện thực hóa mục tiêu phát triển toàn diện, bền vững và hiện đại.

Lào Cai không để hồ sơ trễ hạn trong lĩnh vực đất đai

Lào Cai không để hồ sơ trễ hạn trong lĩnh vực đất đai

Cải cách thủ tục hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực đất đai, vốn được xem là lĩnh vực phức tạp, nhạy cảm luôn là nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. Tại Lào Cai, với nhiều giải pháp đồng bộ, quyết liệt và hướng đến thực chất, ngành Nông nghiệp và Môi trường đang nỗ lực kiểm soát tiến độ, giảm tối đa hồ sơ trễ hạn, từng bước xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch.

Hiệu quả từ số hóa hồ sơ, giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính

Hiệu quả từ số hóa hồ sơ, giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính

Trong tiến trình cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, việc số hóa hồ sơ, giấy tờ đang trở thành một trong những giải pháp trọng tâm, mang lại những chuyển biến rõ nét trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như trải nghiệm của người dân. Quá trình số hóa hồ sơ trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho thấy hiệu quả thiết thực, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân.

"Dòng họ số" trên đỉnh Suối Giàng

"Dòng họ số" trên đỉnh Suối Giàng

Từ những thao tác còn bỡ ngỡ ban đầu, đến nay, mỗi gia đình trong dòng họ Giàng ở Suối Giàng (xã Văn Chấn) không chỉ làm quen với công nghệ mà đã trở thành những “công dân số” thực thụ. Sự thay đổi ấy đang mở ra hướng đi mới trong phát triển kinh tế, gìn giữ bản sắc văn hóa và nâng cao chất lượng cuộc sống cho đồng bào nơi đây.

Di sản và tri thức trong hành trình số hóa nâng cao

Di sản và tri thức trong hành trình số hóa nâng cao

Sau giai đoạn đẩy mạnh số hóa dữ liệu, các thiết chế văn hóa, đặc biệt là bảo tàng và thư viện tỉnh đang bước sang giai đoạn chuyển đổi số nâng cao. Không gian trưng bày, tra cứu và trải nghiệm được mở rộng trên môi trường số, giúp di sản và tri thức đến với công chúng nhanh hơn, gần hơn và phù hợp với xu hướng tiếp cận hiện đại.

fb yt zl tw