Ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ và khai thác thông tin đang trở thành xu hướng tất yếu. Tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh Lào Cai, quá trình này đã và đang mang lại những chuyển biến rõ nét, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm áp lực hành chính và phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

0:00 / 0:00
0:00

Trước đây, công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh chủ yếu được thực hiện thủ công với hàng trăm bộ hồ sơ giấy lưu trữ qua nhiều năm. Việc tìm kiếm, tra cứu thông tin không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu. Trong điều kiện số lượng đối tượng bảo trợ xã hội ngày càng tăng, phương thức quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế, đòi hỏi phải có giải pháp đổi mới phù hợp.

z7735581812142-afe4894466709a4c6b3d68f4ae8dbc94-8449.jpg
Trung tâm tích cực triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ.

Từ cuối năm 2025, thực hiện chủ trương chuyển đổi số của tỉnh, Trung tâm đã triển khai đồng bộ việc rà soát, phân loại và số hóa toàn bộ hồ sơ. Theo đó, các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử, đồng thời nhập thông tin, gắn mã hồ sơ và xác thực dữ liệu trước khi lưu trữ trên hệ thống.

Chia sẻ về quy trình này, bà Nguyễn Thị Bình, Chuyên viên tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh cho biết: "Việc số hóa được thực hiện theo các bước chặt chẽ, từ tiếp nhận, quét hồ sơ giấy, nhập dữ liệu, gắn mã đến kiểm tra, xác thực và lưu trữ. Mỗi hồ sơ đều được mã hóa riêng, đảm bảo tính bảo mật và thuận tiện trong khai thác, sử dụng khi cần thiết".

Không chỉ ở khâu lưu trữ, việc tiếp nhận hồ sơ cũng đã có bước chuyển đổi mạnh mẽ. Nếu trước đây, hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, thì nay phần lớn được thực hiện trên môi trường điện tử thông qua hệ thống cổng thông tin nội bộ. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và nâng cao tính kịp thời trong giải quyết thủ tục.

Theo bà Trần Thị Hoàn - Phòng Dịch vụ Công tác xã hội và Hỗ trợ khẩn cấp, Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 tỉnh, việc tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống điện tử mang lại nhiều thuận lợi, giúp quy trình xử lý trở nên khoa học, nhanh gọn và phù hợp với yêu cầu thực tiễn hiện nay.

baolaocai-br_sequence-0100-11-56-18still003.png
Các bộ phận chuyên môn tiến hành quét (scan) tài liệu, chuyển đổi sang dạng dữ liệu điện tử.

Đến nay, Trung tâm đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ của các đối tượng đang quản lý, với hơn 300 bộ hồ sơ cùng hàng nghìn trang tài liệu được chuyển đổi sang dữ liệu điện tử. Các hồ sơ sau số hóa được sắp xếp khoa học, gắn mã định danh, giúp việc tra cứu thông tin thuận tiện và chính xác hơn.

baolaocai-br_sequence-0100-12-08-09still005.png
Nhờ số hóa công tác quản lý hồ sơ, không gian làm việc của Trung tâm được sắp xếp khoa học và tiết kiệm hơn.

Bên cạnh những kết quả đạt được, quá trình số hóa hồ sơ tại Trung tâm vẫn còn gặp một số khó khăn nhất định. Một số tài liệu cũ bị mờ, hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng quét và lưu trữ. Ngoài ra, thói quen sử dụng hồ sơ giấy của người dân vẫn còn phổ biến, khiến việc tiếp nhận hồ sơ điện tử chưa thực sự đồng bộ từ cơ sở.

Để khắc phục, Trung tâm đã triển khai nhiều giải pháp như đầu tư trang thiết bị phục vụ số hóa, tăng cường kiểm tra, làm rõ thông tin trước khi lưu trữ, đồng thời thực hiện song song cả hai hình thức tiếp nhận hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp. Việc tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận với phương thức nộp hồ sơ điện tử cũng được chú trọng nhằm tạo sự thay đổi về nhận thức.

Hiện nay, Trung tâm đang quản lý, chăm sóc và trợ giúp 120 đối tượng bảo trợ xã hội, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật và trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt. Trong thời gian tới, đơn vị tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu số, thường xuyên cập nhật hồ sơ điện tử và tăng cường ứng dụng công nghệ trong các hoạt động chuyên môn. Đồng thời, hướng tới việc kết nối, liên thông dữ liệu với các cơ quan liên quan, góp phần xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ, hiện đại.

Việc ứng dụng chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại Trung tâm Công tác xã hội và Bảo trợ xã hội số 2 đang mang lại hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí và cải thiện công tác phục vụ; đồng thời mở ra hướng đi mới trong quản lý, chăm sóc và trợ giúp các đối tượng yếu thế trong xã hội, hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

Có thể bạn quan tâm

Tin cùng chuyên mục

Hợp Thành: Triển khai mô hình "Một cửa lưu động" đưa dịch vụ công đến tận thôn, bản

Hợp Thành: Triển khai mô hình "Một cửa lưu động" đưa dịch vụ công đến tận thôn, bản

Việc giải quyết thủ tục hành chính không còn bó hẹp trong trụ sở cơ quan nhà nước. Tại xã Hợp Thành (Lào Cai), mô hình "Một cửa lưu động" đang được triển khai ngay tại các thôn, bản vùng cao, giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn, từng bước làm chủ công nghệ số và thúc đẩy quá trình xây dựng chính quyền số từ cơ sở.

Dấu ấn Nghị quyết 57 trong vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Dấu ấn Nghị quyết 57 trong vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Tại Lào Cai, việc vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 01/7/2025 đánh dấu bước chuyển sang phương thức quản trị mới, trong đó quyền hạn, trách nhiệm được trao mạnh hơn cho cơ sở. Đồng hành với quá trình ấy, Nghị quyết số 57-NQ/TW trở thành động lực chiến lược, định hướng chuyển đổi từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ, lấy con người làm trung tâm, dữ liệu làm nền tảng và công nghệ làm công cụ nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản trị.

Bài cuối: Từ “chính quyền số” đến “xã hội số” - Khi người dân trở thành trung tâm của chuyển đổi số

Bài cuối: Từ “chính quyền số” đến “xã hội số” - Khi người dân trở thành trung tâm của chuyển đổi số

Sau hơn một năm rưỡi triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TU, Lào Cai đã xây dựng nền tảng chính quyền số, đồng thời từng bước đưa công nghệ đi vào đời sống. Từ giải quyết thủ tục hành chính, khám chữa bệnh, sản xuất, kinh doanh đến thanh toán điện tử... chuyển đổi số đang hiện diện rõ nét trong những nhu cầu thiết thực của người dân. Đó cũng là thước đo quan trọng nhất của quá trình chuyển đổi số: công nghệ phục vụ con người và vì con người.

Bài 2: Dữ liệu trở thành hạ tầng của chính quyền hiện đại

Bài 2: Dữ liệu trở thành hạ tầng của chính quyền hiện đại

Nếu dấu ấn đầu tiên của Nghị quyết số 57-NQ/TW trong vận hành chính quyền địa phương hai cấp là sự thay đổi trong tư duy của đội ngũ cán bộ thì bước chuyển tiếp theo chính là thay đổi phương thức quản trị. Trong mô hình mới, dữ liệu không còn là sản phẩm của chuyển đổi số hay những kho lưu trữ riêng lẻ, mà đang trở thành hạ tầng kết nối toàn bộ hoạt động điều hành.

Bài 1: Đổi mới tư duy - Nền tảng vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Bài 1: Đổi mới tư duy - Nền tảng vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Ngày 01/7/2025, cùng với cả nước, Lào Cai chính thức vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp sau khi hoàn thành sắp xếp đơn vị hành chính. Từ 319 xã, phường, thị trấn, toàn tỉnh được tổ chức lại còn 99 xã, phường; cấp huyện kết thúc hoạt động, mở ra mô hình quản trị mới với quyền hạn và trách nhiệm được chuyển mạnh về cơ sở.

Nâng cao hiệu quả lưu trữ nhờ chuyển đổi số

Nâng cao hiệu quả lưu trữ nhờ chuyển đổi số

Trong kho lưu trữ của Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh có những hồ sơ đã được lưu giữ hàng chục năm, thậm chí lâu hơn. Mỗi trang tài liệu đều ghi lại những dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của địa phương. Theo thời gian, những tư liệu quý ấy cũng đứng trước nguy cơ xuống cấp. Vì vậy, đẩy mạnh số hóa tài liệu đang trở thành giải pháp quan trọng nhằm bảo quản lâu dài, nâng cao hiệu quả lưu trữ và phát huy giá trị nguồn tư liệu lịch sử.

Hiện đại hóa công tác quản lý sinh hoạt hè thanh thiếu nhi

Hiện đại hóa công tác quản lý sinh hoạt hè thanh thiếu nhi

Từ đầu hè năm 2026, công tác quản lý sinh hoạt hè của thanh thiếu nhi trên địa bàn phường Lào Cai đã có bước chuyển mạnh mẽ khi được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng số. Mô hình không chỉ giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính mà còn tạo sự kết nối chặt chẽ giữa nhà trường, gia đình và địa phương trong quản lý, giáo dục thanh thiếu nhi.

Đẩy nhanh tiến độ Chiến dịch 120 ngày đêm hoàn thiện dữ liệu đất đai

Đẩy nhanh tiến độ Chiến dịch 120 ngày đêm hoàn thiện dữ liệu đất đai

Thực hiện Chiến dịch 120 ngày đêm về đo đạc, lập bản đồ địa chính, lập hồ sơ địa chính và hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai, các địa phương trên địa bàn tỉnh đang tập trung cao độ cho công tác rà soát, chuẩn hóa, làm sạch và cập nhật dữ liệu đất đai, phấn đấu hoàn thành các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao theo đúng tiến độ.

Đoàn Cụm thi đua số 1 ngành Tổ chức xây dựng Đảng tham quan mô hình "Thôn số" tại xã Bát Xát

Đoàn Cụm thi đua số 1 ngành Tổ chức xây dựng Đảng tham quan mô hình "Thôn số" tại xã Bát Xát

Chiều 03/7, xã Bát Xát đón Đoàn công tác Cụm thi đua số 1 ngành Tổ chức xây dựng Đảng gồm Ban Tổ chức các tỉnh, thành ủy: Hà Nội, Phú Thọ, Sơn La, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Cao Bằng, Lai Châu, Điện Biên và Lào Cai đến tham quan, khảo sát mô hình "Thôn số" tại thôn Bát Xát 3.

Nậm Có nỗ lực thu hẹp khoảng cách số

Nậm Có nỗ lực thu hẹp khoảng cách số

Nậm Có - xã vùng cao đặc biệt khó khăn của tỉnh, với hơn 98% dân số là đồng bào dân tộc thiểu số, chuyển đổi số không bắt đầu từ những công nghệ hiện đại hay nền tảng phức tạp, mà từ những điều rất cơ bản: có điện để sử dụng thiết bị, có sóng để kết nối và có người “cầm tay chỉ việc” giúp người dân làm quen với điện thoại thông minh.

Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh Hoàng Giang: “Chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp”

Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh Hoàng Giang: “Chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp”

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị, Lào Cai xác định chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp. Với cách tiếp cận lấy cơ sở làm trọng tâm, tỉnh đang từng bước đưa khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số vào từng lĩnh vực của đời sống, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và tạo động lực phát triển kinh tế - xã hội.

Hợp đồng lao động điện tử từ 1/7: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Hợp đồng lao động điện tử từ 1/7: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Từ ngày 1/7/2026, quy định về hợp đồng lao động điện tử chính thức được áp dụng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV. Không chỉ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, mô hình mới còn yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị hạ tầng số, chữ ký số, tài khoản định danh điện tử và quy trình quản lý dữ liệu để bảo đảm việc...

Gỡ “điểm nghẽn” thông tin ở vùng cao Phình Hồ

Gỡ “điểm nghẽn” thông tin ở vùng cao Phình Hồ

Trong thời đại số, thông tin liên lạc không chỉ phục vụ nhu cầu kết nối mà còn trở thành hạ tầng thiết yếu cho phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh, triển khai dịch vụ công, thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả công tác phòng, chống thiên tai. Tuy nhiên, tại một số khu vực của xã vùng cao Phình Hồ, những “điểm lõm sóng”, “vùng trắng sóng” vẫn đang là rào cản đối với sự phát triển của địa phương và đời sống người dân.

Lào Cai: Tọa đàm, chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng

Lào Cai: Tọa đàm, chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng

Sáng 25/6, Đảng ủy Các cơ quan Đảng tỉnh Lào Cai tổ chức Tọa đàm với chủ đề “Chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng tại Đảng bộ Các cơ quan Đảng tỉnh”. Đồng chí Lê Thị Thanh Bình - Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh, Phó Bí thư Đảng ủy Các cơ quan Đảng tỉnh chủ trì tọa đàm.

120 người được tập huấn nâng cao năng lực về đổi mới sáng tạo

120 người được tập huấn nâng cao năng lực về đổi mới sáng tạo

Sáng 25/6, Sở Khoa học và Công nghệ khai giảng lớp tập huấn nâng cao năng lực về đổi mới sáng tạo, khởi nghiệp sáng tạo trên địa bàn tỉnh Lào Cai năm 2026 cho 120 học viên là cán bộ, công chức, viên chức các sở, ngành, địa phương quản lý trực tiếp lĩnh vực khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo.

fb yt zl tw