Nâng cao hiệu quả lưu trữ nhờ chuyển đổi số

Trong kho lưu trữ của Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh có những hồ sơ đã được lưu giữ hàng chục năm, thậm chí lâu hơn. Mỗi trang tài liệu đều ghi lại những dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của địa phương. Theo thời gian, những tư liệu quý ấy cũng đứng trước nguy cơ xuống cấp. Vì vậy, đẩy mạnh số hóa tài liệu đang trở thành giải pháp quan trọng nhằm bảo quản lâu dài, nâng cao hiệu quả lưu trữ và phát huy giá trị nguồn tư liệu lịch sử.

0:00 / 0:00
0:00

Đầu tháng 7, khi đợt cao điểm số hóa tài liệu đã hoàn thành, tại Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh, các cán bộ, viên chức vẫn tiếp tục rà soát, kiểm tra và hoàn thiện những công đoạn cuối cùng. Trong các phòng lưu trữ, từng tập hồ sơ được sắp xếp ngay ngắn, dữ liệu số được đối chiếu, cập nhật lên hệ thống để bảo đảm tính chính xác, đầy đủ trước khi đưa vào khai thác.

baolaocai-br_fpt00458a.jpg
Cán bộ Phòng Lưu trữ lịch sử, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Thực hiện Kế hoạch số 157/KH-UBND của UBND tỉnh về số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã phục vụ việc sắp xếp đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, từ tháng 4 đến tháng 6/2026, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh được giao phối hợp số hóa gần 1,5 triệu trang tài liệu lưu trữ. Nhờ tổ chức nhân lực hợp lý, bố trí dây chuyền làm việc khoa học và ứng dụng đồng bộ các giải pháp công nghệ, đến ngày 15/6, trung tâm đã hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn, vượt kế hoạch với gần 1,62 triệu trang tài liệu được số hóa.

baolaocai-br_fpt00466.jpg
Quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu được thực hiện thống nhất, bảo đảm tính chính xác và an toàn dữ liệu.

Là một trong những viên chức trực tiếp tham gia đợt số hóa tài liệu quy mô lớn, đồng chí Nguyễn Ngọc Linh - viên chức Phòng Lưu trữ lịch sử, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh Lào Cai, cho biết: “Chúng tôi xác định đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng, đồng thời là cơ hội để bảo tồn lâu dài những tài liệu có giá trị lịch sử của tỉnh. Vì vậy, mỗi cán bộ đều nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện nghiêm quy trình ở từng công đoạn. Để bảo đảm tiến độ và chất lượng, tổ công tác phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Có thời điểm khối lượng công việc rất lớn, chúng tôi phải làm thêm ngoài giờ, nhưng ai cũng động viên nhau cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao".

Chia sẻ về công tác số hóa tài liệu, đồng chí Nguyễn Tiến Tùng - lưu trữ viên, Tổ trưởng Tổ số hóa, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh Lào Cai, cho biết: “Đối với công tác lưu trữ, chất lượng dữ liệu luôn được đặt lên hàng đầu. Vì vậy, mỗi hồ sơ sau khi số hóa đều được kiểm tra, đối chiếu nhiều lần để bảo đảm đầy đủ, rõ nét, chính xác trước khi cập nhật lên hệ thống. Có như vậy, tài liệu mới phát huy được giá trị trong quá trình quản lý, tra cứu và khai thác về sau".

baolaocai-br_fpt00432.jpg
Hồ sơ, tài liệu giấy được chỉnh lý, sắp xếp khoa học trước khi đưa vào lưu trữ lâu dài.

Song song với việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị đột xuất, cấp bách, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh vẫn duy trì thường xuyên công tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai đang quản lý gần 18.700 mét tài liệu tại hai cơ sở.

Để bảo đảm an toàn cho tài liệu trong thời gian dài, trung tâm đã đầu tư, đưa vào sử dụng nhiều thiết bị chuyên dụng như hệ thống giá lưu trữ di động, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm và thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho. Các thông số môi trường được kiểm soát thường xuyên theo tiêu chuẩn lưu trữ, góp phần hạn chế tác động của thời tiết, nấm mốc, côn trùng và các yếu tố có nguy cơ làm hư hại tài liệu, bảo đảm điều kiện lưu giữ lâu dài nguồn tư liệu quý của tỉnh.

baolaocai-br_fpt00436.jpg
Hệ thống giá lưu trữ thông minh tại Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh giúp theo dõi tình trạng kho, số lượng tài liệu và các thông số môi trường bảo quản.

Bên cạnh việc bảo quản tài liệu theo phương thức truyền thống, việc quản lý khối lượng lớn hồ sơ lưu trữ cũng đặt ra yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu, khai thác và phát huy giá trị tài liệu. Vì vậy, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn chuyển đổi số.

Đồng chí Hoàng Thị Thanh Thủy - Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh Lào Cai cho biết: Việc số hóa góp phần đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lâu dài, hạn chế tối đa việc khai thác trực tiếp tài liệu gốc, tạo lập nguồn tài liệu dự phòng bảo đảm "đúng - đủ - sạch - sống", có tần suất khai thác cao, dễ dàng tái sử dụng, sẵn sàng kết nối, chia sẻ khi cần thiết.

6 tháng đầu năm 2026, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp Nội vụ tỉnh đã tham mưu cho Sở Nội vụ phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ triển khai phần mềm số hóa dùng chung, cấp tài khoản số hóa cho 169 cơ quan, đơn vị, địa phương. Trung tâm cũng phục vụ trên 500 lượt độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu; xác thực gần 590 bản; sao, chụp gần 420 bản tài liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân.

Có thể thấy, việc ứng dụng công nghệ số trong công tác lưu trữ đang mở ra hướng đi mới trong bảo quản và phát huy giá trị tài liệu. Qua đó, từng bước xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng và gìn giữ lâu dài nguồn tư liệu quý của tỉnh.

Có thể bạn quan tâm

Tin cùng chuyên mục

Dấu ấn Nghị quyết 57 trong vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Dấu ấn Nghị quyết 57 trong vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Tại Lào Cai, việc vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 01/7/2025 đánh dấu bước chuyển sang phương thức quản trị mới, trong đó quyền hạn, trách nhiệm được trao mạnh hơn cho cơ sở. Đồng hành với quá trình ấy, Nghị quyết số 57-NQ/TW trở thành động lực chiến lược, định hướng chuyển đổi từ tư duy quản lý sang tư duy phục vụ, lấy con người làm trung tâm, dữ liệu làm nền tảng và công nghệ làm công cụ nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản trị.

Bài cuối: Từ “chính quyền số” đến “xã hội số” - Khi người dân trở thành trung tâm của chuyển đổi số

Bài cuối: Từ “chính quyền số” đến “xã hội số” - Khi người dân trở thành trung tâm của chuyển đổi số

Sau hơn một năm rưỡi triển khai Nghị quyết số 57-NQ/TU, Lào Cai đã xây dựng nền tảng chính quyền số, đồng thời từng bước đưa công nghệ đi vào đời sống. Từ giải quyết thủ tục hành chính, khám chữa bệnh, sản xuất, kinh doanh đến thanh toán điện tử... chuyển đổi số đang hiện diện rõ nét trong những nhu cầu thiết thực của người dân. Đó cũng là thước đo quan trọng nhất của quá trình chuyển đổi số: công nghệ phục vụ con người và vì con người.

Bài 2: Dữ liệu trở thành hạ tầng của chính quyền hiện đại

Bài 2: Dữ liệu trở thành hạ tầng của chính quyền hiện đại

Nếu dấu ấn đầu tiên của Nghị quyết số 57-NQ/TW trong vận hành chính quyền địa phương hai cấp là sự thay đổi trong tư duy của đội ngũ cán bộ thì bước chuyển tiếp theo chính là thay đổi phương thức quản trị. Trong mô hình mới, dữ liệu không còn là sản phẩm của chuyển đổi số hay những kho lưu trữ riêng lẻ, mà đang trở thành hạ tầng kết nối toàn bộ hoạt động điều hành.

Bài 1: Đổi mới tư duy - Nền tảng vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Bài 1: Đổi mới tư duy - Nền tảng vận hành chính quyền địa phương hai cấp

Ngày 01/7/2025, cùng với cả nước, Lào Cai chính thức vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp sau khi hoàn thành sắp xếp đơn vị hành chính. Từ 319 xã, phường, thị trấn, toàn tỉnh được tổ chức lại còn 99 xã, phường; cấp huyện kết thúc hoạt động, mở ra mô hình quản trị mới với quyền hạn và trách nhiệm được chuyển mạnh về cơ sở.

Hiện đại hóa công tác quản lý sinh hoạt hè thanh thiếu nhi

Hiện đại hóa công tác quản lý sinh hoạt hè thanh thiếu nhi

Từ đầu hè năm 2026, công tác quản lý sinh hoạt hè của thanh thiếu nhi trên địa bàn phường Lào Cai đã có bước chuyển mạnh mẽ khi được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng số. Mô hình không chỉ giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính mà còn tạo sự kết nối chặt chẽ giữa nhà trường, gia đình và địa phương trong quản lý, giáo dục thanh thiếu nhi.

Đẩy nhanh tiến độ Chiến dịch 120 ngày đêm hoàn thiện dữ liệu đất đai

Đẩy nhanh tiến độ Chiến dịch 120 ngày đêm hoàn thiện dữ liệu đất đai

Thực hiện Chiến dịch 120 ngày đêm về đo đạc, lập bản đồ địa chính, lập hồ sơ địa chính và hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai, các địa phương trên địa bàn tỉnh đang tập trung cao độ cho công tác rà soát, chuẩn hóa, làm sạch và cập nhật dữ liệu đất đai, phấn đấu hoàn thành các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao theo đúng tiến độ.

Đoàn Cụm thi đua số 1 ngành Tổ chức xây dựng Đảng tham quan mô hình "Thôn số" tại xã Bát Xát

Đoàn Cụm thi đua số 1 ngành Tổ chức xây dựng Đảng tham quan mô hình "Thôn số" tại xã Bát Xát

Chiều 03/7, xã Bát Xát đón Đoàn công tác Cụm thi đua số 1 ngành Tổ chức xây dựng Đảng gồm Ban Tổ chức các tỉnh, thành ủy: Hà Nội, Phú Thọ, Sơn La, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Cao Bằng, Lai Châu, Điện Biên và Lào Cai đến tham quan, khảo sát mô hình "Thôn số" tại thôn Bát Xát 3.

Nậm Có nỗ lực thu hẹp khoảng cách số

Nậm Có nỗ lực thu hẹp khoảng cách số

Nậm Có - xã vùng cao đặc biệt khó khăn của tỉnh, với hơn 98% dân số là đồng bào dân tộc thiểu số, chuyển đổi số không bắt đầu từ những công nghệ hiện đại hay nền tảng phức tạp, mà từ những điều rất cơ bản: có điện để sử dụng thiết bị, có sóng để kết nối và có người “cầm tay chỉ việc” giúp người dân làm quen với điện thoại thông minh.

Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh Hoàng Giang: “Chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp”

Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh Hoàng Giang: “Chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp”

Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị, Lào Cai xác định chuyển đổi số phải bắt đầu từ nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp. Với cách tiếp cận lấy cơ sở làm trọng tâm, tỉnh đang từng bước đưa khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số vào từng lĩnh vực của đời sống, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và tạo động lực phát triển kinh tế - xã hội.

Hợp đồng lao động điện tử từ 1/7: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Hợp đồng lao động điện tử từ 1/7: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Từ ngày 1/7/2026, quy định về hợp đồng lao động điện tử chính thức được áp dụng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV. Không chỉ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, mô hình mới còn yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị hạ tầng số, chữ ký số, tài khoản định danh điện tử và quy trình quản lý dữ liệu để bảo đảm việc...

Gỡ “điểm nghẽn” thông tin ở vùng cao Phình Hồ

Gỡ “điểm nghẽn” thông tin ở vùng cao Phình Hồ

Trong thời đại số, thông tin liên lạc không chỉ phục vụ nhu cầu kết nối mà còn trở thành hạ tầng thiết yếu cho phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh, triển khai dịch vụ công, thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả công tác phòng, chống thiên tai. Tuy nhiên, tại một số khu vực của xã vùng cao Phình Hồ, những “điểm lõm sóng”, “vùng trắng sóng” vẫn đang là rào cản đối với sự phát triển của địa phương và đời sống người dân.

Lào Cai: Tọa đàm, chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng

Lào Cai: Tọa đàm, chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng

Sáng 25/6, Đảng ủy Các cơ quan Đảng tỉnh Lào Cai tổ chức Tọa đàm với chủ đề “Chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng tại Đảng bộ Các cơ quan Đảng tỉnh”. Đồng chí Lê Thị Thanh Bình - Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh, Phó Bí thư Đảng ủy Các cơ quan Đảng tỉnh chủ trì tọa đàm.

120 người được tập huấn nâng cao năng lực về đổi mới sáng tạo

120 người được tập huấn nâng cao năng lực về đổi mới sáng tạo

Sáng 25/6, Sở Khoa học và Công nghệ khai giảng lớp tập huấn nâng cao năng lực về đổi mới sáng tạo, khởi nghiệp sáng tạo trên địa bàn tỉnh Lào Cai năm 2026 cho 120 học viên là cán bộ, công chức, viên chức các sở, ngành, địa phương quản lý trực tiếp lĩnh vực khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo.

fb yt zl tw