Thay vì yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều khâu kê khai, cung cấp giấy tờ, tỉnh Lào Cai đang hướng tới mô hình quản lý dựa trên dữ liệu, trong đó cơ quan nhà nước chủ động khai thác, chia sẻ thông tin đã số hóa, tích hợp trên các hệ thống dùng chung. Đây không chỉ là thay đổi về kỹ thuật, mà còn là chuyển biến về tư duy phục vụ, lấy người dân làm trung tâm.
Thực tế cho thấy, nhiều năm qua, thủ tục hành chính vẫn là gánh nặng không nhỏ đối với người dân và doanh nghiệp, đặc biệt ở các địa phương miền núi như Lào Cai, nơi khoảng cách địa lý, điều kiện đi lại còn nhiều khó khăn. Mỗi bộ hồ sơ là một lần đi lại, một lần photo, chứng thực, xếp hàng chờ đợi. Chính vì vậy, khi dữ liệu dân cư, đất đai, hộ tịch, bảo hiểm… từng bước được số hóa và kết nối, yêu cầu “một lần khai báo” trở thành đòi hỏi tất yếu để giảm chi phí xã hội và nâng cao hiệu quả quản lý.
Trong định hướng chung của cả nước, Lào Cai đẩy mạnh tích hợp dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, gắn với việc khai thác tài khoản định danh điện tử VNeID. Với nhiều thủ tục, thông tin cơ bản của người dân như họ tên, số căn cước, địa chỉ cư trú, tình trạng hộ tịch đã có trên hệ thống. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ không còn phụ thuộc hoàn toàn vào bản giấy do người dân cung cấp, mà từng bước chuyển sang đối chiếu, xác thực và tái sử dụng dữ liệu đã có.
Những con số tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh cho thấy quy mô và áp lực của hệ thống. Ngay sau khi bộ máy chính quyền địa phương hai cấp đi vào hoạt động từ 01/7 đến hết tháng 11/2025, toàn tỉnh đã tiếp nhận hơn 321.000 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó, trên 99% hồ sơ đã giải quyết đúng hạn và trước hạn.
Mỗi ngày, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh có khoảng 300 - 350 lượt người đến giao dịch; ở cấp xã, con số này lên tới 3.000 - 3.500 lượt/ngày. Nếu không có sự hỗ trợ của dữ liệu số và quy trình điện tử, khối lượng công việc này sẽ tạo áp lực lớn cho cả người dân lẫn bộ máy hành chính.
Điểm đáng chú ý là tỷ lệ số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Lào Cai đạt gần 90%.
Ông Nguyễn Trí Dũng - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lào Cai cho biết, mục tiêu cốt lõi của nguyên tắc “một lần khai báo - nhiều lần sử dụng” là thay đổi cách tiếp cận trong giải quyết thủ tục hành chính. Thay vì đặt gánh nặng chuẩn bị hồ sơ lên người dân, cơ quan nhà nước phải chủ động khai thác dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu dùng chung.
Khi thông tin của người dân đã được xác thực, số hóa và lưu trữ an toàn, thì việc yêu cầu nộp lại giấy tờ nhiều lần là không cần thiết. Chúng tôi đang từng bước hoàn thiện quy trình để dữ liệu sử dụng xuyên suốt, phục vụ người dân nhanh hơn, thuận tiện hơn” - ông Dũng nhấn mạnh.
Đặc biệt, hơn 305.000 hồ sơ đã được khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu số hóa - con số cho thấy nguyên tắc “nhiều lần sử dụng” không còn là khẩu hiệu, mà đã bước đầu đi vào thực tiễn.
Việc người dân không phải nộp lại các giấy tờ đã có trong kho dữ liệu điện tử giúp rút ngắn thời gian giải quyết, giảm nguy cơ sai sót và tăng tính minh bạch.
Bà Nguyễn Thị Thuỷ, Tổ dân phố Hồng Tân, phường Yên Bái, cho biết: “Trước đây, mỗi lần làm thủ tục liên quan đến đất đai hay hộ tịch, tôi đều phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, có khi thiếu một bản sao cũng phải quay về bổ sung. Nay, nhiều thông tin cán bộ tra cứu trực tiếp trên hệ thống, thời gian giao dịch tại quầy đã rút ngắn đáng kể”.
Đối với đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận một cửa, việc dùng chung dữ liệu giúp chuẩn hóa quy trình, giảm áp lực xử lý hồ sơ. Chị Âu Thị Khen - cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lâm Thượng cho biết: "Khi dữ liệu liên thông, chúng tôi có thể tập trung vào việc kiểm tra tính hợp lệ, hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ, thay vì mất thời gian nhập đi nhập lại các thông tin cơ bản. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh nhiều trung tâm cấp xã mới được thành lập, nhân lực còn mỏng và trang thiết bị chưa đồng bộ”.
Dẫu vậy, Lào Cai cũng thẳng thắn nhìn nhận quá trình triển khai “một lần khai báo - nhiều lần sử dụng” vẫn đối mặt không ít thách thức: hạ tầng công nghệ ở một số địa phương còn hạn chế; hệ thống chuyên ngành chưa kết nối ổn định; thói quen giao dịch điện tử của người dân chưa đồng đều.
Trong lĩnh vực đất đai, việc phải cập nhật song song trên nhiều hệ thống khác nhau vẫn gây khó khăn cho cán bộ và kéo dài thời gian xử lý. Đây là những khó khăn cần tiếp tục tháo gỡ để dữ liệu thực sự trở thành nền tảng cải cách hành chính.
Từ những thực tiễn trên, Lào Cai đã ban hành hàng loạt quy trình nội bộ, chuẩn hóa thủ tục, mở rộng dịch vụ công trực tuyến toàn trình và tăng cường tập huấn cho cán bộ cơ sở, thể hiện quyết tâm xây dựng nền hành chính hiện đại, vận hành trên dữ liệu.
Trong các chỉ số theo dõi cải cách hành chính, mức độ hài lòng của người dân đối với giải quyết thủ tục hành chính tại Lào Cai đạt 17,9/18 điểm. Đây là tín hiệu tích cực, tạo thêm cơ sở để địa phương tiếp tục kiên định với mục tiêu “một lần khai báo - nhiều lần sử dụng” trong thời gian tới.
Về lâu dài, “một lần khai báo - nhiều lần sử dụng” không chỉ là khẩu hiệu mà còn là cam kết của chính quyền đối với người dân và doanh nghiệp. Khi dữ liệu được coi là tài sản chung, được quản lý an toàn, khai thác đúng mục đích và phục vụ hiệu quả, mỗi thủ tục hành chính sẽ bớt một rào cản, mỗi lần giao dịch sẽ thêm một lần củng cố niềm tin. Đây chính là nền móng vững chắc cho một nền hành chính số, minh bạch và gần dân hơn.
