Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu an toàn trước sự gia tăng thông tin lưu trữ?

Tăng trưởng dữ liệu và những thách thức bảo mật

Trong thời đại số hóa, dữ liệu không chỉ đơn thuần là những con số hay văn bản mà chính là tài sản vô giá của mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Từ những bức ảnh gia đình đến hợp đồng công việc quan trọng, dữ liệu ngày nay chứa đựng những giá trị không thể thay thế. Tuy nhiên, công nghệ đôi khi lại trở thành "con dao hai lưỡi" vì nó có thể mang lại sự tiện lợi nhưng cũng có thể khiến bạn mất hết dữ liệu chỉ trong một tích tắc.

Trường hợp CNT Group, một tập đoàn lớn tại Việt Nam phải đối mặt với mất gần 1 năm dữ liệu kế toán của công ty là một ví dụ điển hình. Cụ thể, vào tháng 6/2024, CNT Group đã phải thông báo với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước rằng hệ thống phần mềm quản lý dữ liệu của công ty đã gặp sự cố và không thể truy cập được. Kết quả là dữ liệu kế toán từ tháng 9/2023 đến tháng 6/2024 đã bị mất hoàn toàn.

Dù CNT Group đã thực hiện tất cả biện pháp có thể để khôi phục dữ liệu, từ sao lưu hệ thống đến cập nhật lại phần mềm nhưng họ vẫn không thể khôi phục được dữ liệu đã mất. Công ty phải thu thập lại thông tin từ chứng từ gốc, tiến hành xử lý thủ công và tái tạo lại mọi thứ. Quá trình này không chỉ mất nhiều thời gian và công sức mà còn gây gián đoạn lớn trong hoạt động tài chính và kế toán của công ty.

Sự cố này đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ hoàn thiện báo cáo tài chính quý II và báo cáo soát xét bán niên của công ty. Hơn nữa, sự cố này còn khiến CNT Group mất đi sự tin tưởng của nhà đầu tư khi thị giá cổ phiếu giảm gần 7% chỉ trong một ngày. Đây là một minh chứng rõ ràng cho thấy mất dữ liệu không chỉ gây tổn thất về tài chính mà còn có thể làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín của một doanh nghiệp.

Bên cạnh sự cố hệ thống, một trong những mối đe dọa lớn đối với dữ liệu ngày nay chính là tấn công mạng. Các cuộc tấn công mạng như phishing, mã độc hay ransomware đang ngày càng trở nên tinh vi và nguy hiểm. Theo Viettel Cyber Security, trong 2 quý đầu của năm 2025, đã có hơn 8,5 triệu tài khoản người dùng tại Việt Nam bị đánh cắp. Những tài khoản này có liên kết với các dịch vụ như email doanh nghiệp, VPN và dữ liệu nội bộ của các công ty.

Có thể thấy, một cuộc tấn công mạng có thể dẫn đến mất mát dữ liệu quan trọng, thậm chí là xâm nhập trái phép vào hệ thống của công ty, lấy cắp các tài sản tài chính hoặc thông tin khách hàng. Đặc biệt, ransomware (mã độc tống tiền) có thể mã hóa toàn bộ dữ liệu và yêu cầu nạn nhân trả tiền chuộc để khôi phục. Việc này không chỉ gây thiệt hại trực tiếp về tài chính mà còn làm gián đoạn nghiêm trọng các hoạt động của doanh nghiệp.

Giải pháp bảo vệ dữ liệu từ “đám mây”

Khi công nghệ ngày càng phát triển, dữ liệu trở thành tài sản vô giá. Tuy nhiên, với sự gia tăng mạnh mẽ của thông tin lưu trữ, việc bảo vệ và sao lưu dữ liệu trở thành thách thức không hề nhỏ.

Một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay chính là lưu trữ đám mây. Các nền tảng phổ biến như Google Drive, OneDrive, Dropbox và iCloud đã trở thành lựa chọn phổ biến cho những ai muốn bảo vệ dữ liệu của mình khỏi các sự cố không mong muốn như mất ổ cứng hay hỏng hóc thiết bị.

Trong đó, Google Drive cung cấp 15GB miễn phí, với các gói trả phí bắt đầu từ 1,99 USD/tháng cho 100GB và 9,99 USD/tháng cho 2TB. Dropbox, một lựa chọn khác cung cấp 2GB miễn phí và các gói trả phí từ 9,99 USD/tháng cho 2TB, đáp ứng nhu cầu của người dùng có khối lượng dữ liệu lớn.

OneDrive cũng không kém cạnh với 5GB miễn phí và các gói trả phí bắt đầu từ 1,99 USD/tháng cho 100GB và 6,99 USD/tháng cho 1TB (bao gồm cả Office 365). Tất cả các dịch vụ này đều phù hợp với những người dùng có nhu cầu sao lưu dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp muốn lưu trữ thông tin quan trọng một cách an toàn và dễ dàng.

Tuy nhiên, với những ai muốn có sự kiểm soát tuyệt đối với dữ liệu của mình, Synology là giải pháp nổi trội được nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn. Với hệ thống NAS (Network Attached Storage), Synology có mức giá từ 100 USD trở lên, giúp các doanh nghiệp có thể tự thiết lập đám mây riêng. Hệ thống này không chỉ giúp bảo mật dữ liệu mà còn tiết kiệm chi phí cho những doanh nghiệp không muốn duy trì hệ thống lưu trữ phức tạp.

Với bản nâng cấp mới của Synology Office Suite, người dùng giờ đây có thể tận dụng AI tiên tiến để tăng cường năng suất và bảo vệ thông tin. Các tính năng như AI tạo sinh trong MailPlus giúp người dùng quản lý email một cách hiệu quả, tóm tắt các chuỗi email dài, đồng thời đưa ra các bước hành động tiếp theo. Trong khi đó, Synology Office giúp soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ cộng tác đa ngôn ngữ và bảo vệ dữ liệu trong suốt quá trình làm việc.

Mặc dù các dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ, các chuyên gia an ninh mạng vẫn khuyến nghị người dùng cần phải thực hiện các biện pháp bảo vệ thông tin để tránh những rủi ro tiềm ẩn. Một trong những bước đầu tiên là sử dụng mật khẩu mạnh và xác thực hai yếu tố để bảo vệ tài khoản khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài, đồng thời đảm bảo mật khẩu không quá dễ đoán và thay đổi định kỳ để gia tăng mức độ bảo mật.

Bên cạnh đó, sao lưu dữ liệu định kỳ là một thói quen quan trọng giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệu quan trọng khi sự cố xảy ra. Ngoài ra, người dùng cũng phải luôn có bản sao lưu ngoài, phòng khi các thiết bị vật lý gặp sự cố hoặc bị tấn công.

Đặc biệt, đối với các dữ liệu nhạy cảm, người dùng cần đảm bảo rằng thông tin được mã hóa trước khi gửi ra ngoài hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây công cộng. Việc mã hóa giúp bảo vệ dữ liệu khỏi rủi ro bị xâm nhập khi được truyền tải qua các hệ thống mạng.

Cuối cùng, quản lý quyền truy cập là một bước quan trọng để bảo vệ dữ liệu. Chỉ những người cần thiết mới nên có quyền truy cập vào dữ liệu quan trọng, đồng thời phải có cơ chế phân quyền rõ ràng và chặt chẽ, ngăn chặn việc lạm dụng quyền truy cập trong tổ chức.