Cải cách hành chính: Xây dựng quy trình nội bộ là cốt lõi

Đức Tính - Phạm Ngọc Dương

15/02/2026 23:55

Cải cách hành chính không chỉ được đo bằng số lượng thủ tục được cắt giảm hay mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại. Điều cốt lõi nằm ở cách thức mỗi hồ sơ được xử lý bên trong cơ quan hành chính - nơi những quy trình nội bộ vận hành quyết định trực tiếp đến chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Thực tiễn cho thấy, khi “bộ máy bên trong” được thiết kế khoa học, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, hiệu quả cải cách hành chính sẽ trở nên thực chất và bền vững.

0:00 / 0:00

0:00

Rõ người, rõ việc, rõ thời gian

Có mặt tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã Đông Cuông vào một buổi sáng giữa tuần, điều dễ nhận thấy là không khí làm việc nghiêm túc, quy củ. Từng khâu tiếp nhận, thẩm tra, xử lý và trả kết quả được phân công cụ thể cho từng bộ phận, từng cán bộ phụ trách. Mỗi hồ sơ đều được cập nhật tiến độ, bảo đảm minh bạch, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.

Trung tâm phục vụ hành chính công xã Đông Cuông tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhanh, gọn.

Bà Phạm Mai Anh chia sẻ: “Đến Trung tâm phục vụ hành chính công được cán bộ hướng dẫn rất cụ thể, rõ ràng. Hồ sơ của tôi chỉ sau 2 ngày là có kết quả, rất thuận lợi cho người dân”.

Lời chia sẻ mộc mạc ấy phản ánh rõ hiệu quả từ việc xây dựng và vận hành quy trình nội bộ bài bản. Nếu trước đây, thời gian giải quyết một số thủ tục có thể kéo dài do thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, thì nay mọi bước đều được “lập trình” sẵn theo quy định, hạn chế tối đa phát sinh ngoài quy trình.

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, riêng lĩnh vực văn hóa - xã hội tại xã Đông Cuông có tới 60 thủ tục hành chính. Đây là khối lượng công việc không nhỏ đối với một địa phương cấp xã. Tuy nhiên, đến nay, 100% thủ tục đã được xây dựng xong quy trình giải quyết, bảo đảm thống nhất, minh bạch và dễ theo dõi.

60 thủ tục hành chính xã Đông Cuông đã hoàn thành việc xây dựng quy trình giải quyết

Ông Trần Ngọc Quảng, Phó Trưởng phòng Văn hóa – Xã hội xã Đông Cuông cho biết: “Trên cơ sở thủ tục hành chính đã được quy định, chúng tôi phân công từng cán bộ, thiết kế rõ người làm, thời gian xử lý và trách nhiệm cụ thể. Nhờ vậy, cán bộ chủ động hơn và người dân có thể theo dõi được tiến độ giải quyết hồ sơ”.

Việc “chuẩn hóa” quy trình không chỉ giúp giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ mà còn tạo niềm tin cho người dân khi mọi bước xử lý đều có căn cứ, có thời hạn rõ ràng.

Chuẩn hóa từ cơ sở

Theo thống kê, đến nay 99 xã, phường trên địa bàn tỉnh Lào Cai đã hoàn thành việc xây dựng quy trình giải quyết đối với 161 thủ tục hành chính cấp xã. Đây được xem là nền tảng quan trọng để chuẩn hóa hoạt động, giảm chồng chéo và nâng cao chất lượng phục vụ.

161 thủ tục hành chính cấp xã đã hoàn thành việc xây dựng quy trình giải quyết

Tại xã Đông Cuông, bà Hà Thị Hương Mai, Phó Chủ tịch UBND xã cho biết, với tinh thần “rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm”, đến nay 100% thủ tục hành chính được giải quyết trước và đúng hạn. Vai trò của cán bộ tại Trung tâm hành chính công ngày càng được nâng cao, việc đón tiếp và hướng dẫn công dân được thực hiện chu đáo, đúng quy định.

Điểm đáng chú ý là việc xây dựng quy trình nội bộ không dừng lại ở văn bản trên giấy mà được cụ thể hóa bằng các bảng theo dõi tiến độ, hệ thống sổ sách và phần mềm quản lý hồ sơ. Mỗi cán bộ đều nắm rõ phần việc của mình, đồng thời chịu trách nhiệm đến cùng với từng hồ sơ được giao.

Khi quy trình đã được thiết kế chặt chẽ, sự thay đổi không chỉ nằm ở con số “đúng hạn” mà còn thể hiện ở thái độ phục vụ. Người dân không còn tâm lý e ngại khi đến làm thủ tục; thay vào đó là sự chủ động, tin tưởng và hợp tác.

Đồng bộ từ cấp sở, ngành

Không chỉ ở cấp xã, việc xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính tại các sở, ngành của tỉnh cũng được triển khai đồng bộ. Ông Nguyễn Thành Vinh, Phó Giám đốc Sở Tài chính tỉnh Lào Cai cho biết: “100% thủ tục hành chính sau khi công bố đều được các phòng chuyên môn xây dựng quy trình nội bộ theo quy định, đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thời gian xử lý. Các quy trình được thiết kế rõ ràng đối với từng cán bộ cụ thể và được số hóa hoàn toàn”.

Các quy trình được thiết kế rõ ràng đối với từng cán bộ cụ thể và được số hóa hoàn toàn.

Quy trình rõ ràng hạn chế tình trạng chậm trễ hoặc sai sót.

Việc số hóa quy trình giúp tăng tính minh bạch, dễ kiểm soát và thuận tiện trong việc giám sát, đánh giá. Khi mỗi bước xử lý đều được lưu vết trên hệ thống, trách nhiệm cá nhân được xác định rõ ràng, hạn chế tình trạng chậm trễ hoặc sai sót.

Quan trọng hơn, sự đồng bộ giữa cấp xã và cấp sở, ngành tạo thành một “chuỗi” liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Hồ sơ của người dân, doanh nghiệp không bị “ngắt quãng” khi chuyển từ cấp này sang cấp khác, mà được xử lý theo một quy trình thống nhất, thông suốt.

Từ khẩu hiệu đến hành động cụ thể

Trong nhiều năm qua, cải cách hành chính luôn được nhấn mạnh như một nhiệm vụ trọng tâm. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở việc cắt giảm thủ tục hay đầu tư trang thiết bị hiện đại mà thiếu đi nền tảng quy trình nội bộ khoa học, hiệu quả cải cách khó có thể bền vững.

100% thủ tục giải quyết trước và đúng hạn.

Thực tế cho thấy, khi quy trình được xây dựng bài bản, phân công rõ ràng, giám sát chặt chẽ và gắn với trách nhiệm cá nhân, chất lượng phục vụ được nâng lên rõ rệt. Con số 100% thủ tục giải quyết trước và đúng hạn không chỉ là thành tích hành chính, mà là minh chứng cho sự thay đổi trong tư duy quản lý.

Cải cách hành chính, vì thế, không nằm ở những khẩu hiệu lớn lao, mà ở những công việc rất cụ thể bên trong mỗi cơ quan: rà soát từng bước xử lý, xác định rõ trách nhiệm từng cá nhân, chuẩn hóa thời gian giải quyết và công khai minh bạch toàn bộ quy trình.

Khi “bộ máy bên trong” vận hành thông suốt, người dân và doanh nghiệp mới thực sự là đối tượng thụ hưởng thành quả. Và đó cũng chính là thước đo quan trọng nhất của cải cách hành chính – không phải ở số lượng văn bản ban hành, mà ở sự hài lòng của người dân khi rời khỏi trụ sở cơ quan hành chính với kết quả trên tay, đúng hẹn và đúng quy định.