Tại Trung tâm PVHCC phường Cam Đường, 100% máy tính của cán bộ đã được cài đặt phần mềm “Trợ lý Nhân dân hỗ trợ hoàn thiện TTHC”. Ngay khi người dân đến giao dịch, hệ thống có thể hỗ trợ xác định đúng thủ tục cần thực hiện, hướng dẫn thành phần hồ sơ, nhận diện và trích xuất thông tin từ giấy tờ, đồng thời kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ trước khi nộp.
Theo ông Đinh Trung Kiên - Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC phường Cam Đường, điểm nổi bật của hệ thống là khả năng hỗ trợ người dân thực hiện các TTHC trên môi trường số. AI có thể hướng dẫn sử dụng tài khoản VNeID, hỗ trợ kê khai biểu mẫu, tự động cập nhật nhiều trường dữ liệu, giúp giảm đáng kể thời gian nhập thông tin và hoàn thiện hồ sơ. Nhờ đó, người dân không mất nhiều thời gian tìm hiểu quy trình hoặc điền lại các biểu mẫu như trước.
Theo chị Trần Thị Thanh Hậu, tổ 14 phường Cam Đường, trước đây mỗi lần đi làm TTHC, chị thường lo lắng vì không biết chuẩn bị hồ sơ đã đầy đủ hay chưa. Có những thủ tục phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ. Nay với sự hỗ trợ của AI, chỉ cần cung cấp một số thông tin cơ bản, hệ thống đã có thể gợi ý các giấy tờ cần thiết và hướng dẫn các bước thực hiện.
Không chỉ hỗ trợ người dân, AI còn giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho đội ngũ cán bộ tại bộ phận “một cửa”.
Hệ thống được thiết kế để đọc, hiểu thông tin trên giấy tờ, tự động nhận diện dữ liệu và hỗ trợ nhập hồ sơ thay vì cán bộ phải thao tác thủ công từng trường thông tin.
Chị Nguyễn Thị Yến, cán bộ hỗ trợ triển khai phần mềm AI hoàn thiện TTHC của Công ty Kỷ Nguyên Mới cho biết: “AI có thể hỗ trợ công dân xử lý tài liệu, cập nhật thông tin và đính kèm giấy tờ lên hệ thống. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ”.
Tại xã Bát Xát, do địa bàn rộng, dân cư phân tán, số lượng TTHC phát sinh ngày càng nhiều, trong khi nguồn nhân lực thực hiện nhiệm vụ tại Trung tâm PVHCC còn hạn chế. Chính vì vậy, AI được kỳ vọng sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ cơ sở.
Chị Trần Thị Lành, công chức Trung tâm PVHCC xã Bát Xát cho biết: “Trước đây, để hoàn thiện một bộ hồ sơ, cán bộ thường mất từ 25 - 30 phút cho các thao tác kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu. Từ khi có trợ lý AI, thời gian xử lý giảm còn khoảng 10 - 15 phút. Điều quan trọng không chỉ là tiết kiệm thời gian mà còn giúp cán bộ tập trung hơn vào hướng dẫn, giải đáp cho người dân thay vì dành quá nhiều thời gian cho các công việc nhập liệu lặp đi lặp lại”.
Bà Nguyễn Thị Ngọc Anh - Phó Chủ tịch UBND xã Bát Xát nhận định, khi có trợ lý AI, người dân có thể tự tra cứu thông tin, biết rõ cần chuẩn bị những giấy tờ gì trước khi đến làm TTHC. Điều đó giúp giảm tình trạng hồ sơ thiếu, hồ sơ phải bổ sung nhiều lần, đồng thời giúp người dân sắp xếp thời gian thực hiện các giao dịch hành chính.
“AI là công cụ hỗ trợ hiệu quả để nâng cao chất lượng phục vụ. Khi người dân được cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu, quá trình giải quyết TTHC sẽ nhanh hơn, thuận lợi hơn và tạo sự hài lòng cao hơn” - bà Nguyễn Thị Ngọc Anh cho biết thêm.
Từ những bước thử nghiệm ban đầu tại Trung tâm PVHCC tỉnh (cơ sở 1 và cơ sở 2) cùng các địa phương như phường Cam Đường, phường Sa Pa, phường Yên Bái, xã Yên Bình và xã Bát Xát, AI đang từng bước hiện diện trong hoạt động của bộ máy hành chính. Dù vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện, song những kết quả bước đầu cho thấy công nghệ đang trở thành công cụ hỗ trợ thiết thực trong giải quyết công việc hằng ngày.
Trong hành trình xây dựng chính quyền số, phát triển nền hành chính hiện đại, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm phục vụ, những “trợ lý số” đang mở ra kỳ vọng giúp giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ, góp phần rút ngắn khoảng cách giữa chính quyền với người dân, để mỗi TTHC trở nên đơn giản, thuận tiện và thân thiện hơn.
