Hội nghị do đồng chí Lương Mạnh Hà - Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND phường Nghĩa Lộ, Trưởng Tiểu ban; đồng chí Vũ Thị Mai Oanh - Phó Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và đồng chí Nguyễn Thị Vân Anh - Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh đồng chủ trì.
Theo kế hoạch, lễ hội dự kiến đón khoảng 812 người, gồm 384 đại biểu và 428 người thuộc lực lượng phục vụ; trong đó có 293 đại biểu Trung ương và ngoài tỉnh.
Để bảo đảm công tác đón tiếp, Tiểu ban đã rà soát, dự kiến bố trí 216 phòng tại các khách sạn, khu nghỉ dưỡng, nhà nghỉ, trong đó có 128 phòng VIP, phục vụ khoảng 364 đại biểu, khách mời. Đồng thời, huy động 456 chỗ nghỉ tại các cơ sở lưu trú cộng đồng, homestay để bố trí cho khoảng 410 người thuộc lực lượng phục vụ và đại diện doanh nghiệp du lịch.
Tại hội nghị, các đại biểu tập trung thảo luận, thống nhất phương án xác nhận danh sách khách mời, phân công cơ quan, đơn vị phụ trách đón tiếp từng đoàn; bố trí phương tiện đi lại, ăn, nghỉ và các điều kiện phục vụ. Công tác đón tiếp lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các ban, bộ, ngành Trung ương được xây dựng phương án riêng, bảo đảm chu đáo, trang trọng.
Cùng với đó, Tiểu ban yêu cầu các đơn vị liên quan rà soát hệ thống điện, viễn thông, thông tin liên lạc; xây dựng phương án cấp điện dự phòng, bảo đảm an ninh, trật tự, phòng cháy, chữa cháy và an toàn thực phẩm trong suốt thời gian diễn ra lễ hội.
Kết luận hội nghị, đồng chí Lương Mạnh Hà - Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND phường Nghĩa Lộ, Trưởng Tiểu Ban Hậu cần - Lễ tân Lễ hội Văn hóa, Du lịch Mường Lò năm 2026 yêu cầu các thành viên khẩn trương hoàn thiện phương án hậu cần, lễ tân theo hướng rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ tiến độ; chốt danh sách đại biểu, đối chiếu phương án bố trí phòng nghỉ, phân công cán bộ phụ trách từng đoàn và thiết lập đầu mối liên lạc 24/24 giờ. Đồng thời, tiếp tục kiểm tra chất lượng các cơ sở lưu trú, điều kiện phòng cháy, chữa cháy và an toàn thực phẩm.
Theo kế hoạch, lễ khai mạc sẽ được sơ duyệt ngày 13/10, tổng duyệt ngày 14/10 và chính thức diễn ra từ 19h30 ngày 16/10. Tiểu ban Hậu cần - Lễ tân đang tập trung hoàn thiện các phần việc, phấn đấu bảo đảm công tác phục vụ lễ hội chu đáo, trang trọng, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả.