Trong quá trình ấy, nhiều cách làm linh hoạt đã được các cấp ủy chủ động triển khai nhằm tháo gỡ khó khăn, bảo đảm dữ liệu sau số hóa phải “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung”.
Cẩn thận lật từng trang hồ sơ đã cũ, dán lại những phần giấy bị rách trước khi đưa vào máy quét, đồng chí Hoàng Quang Vĩnh - Trưởng Ban Xây dựng Đảng xã Châu Quế cho biết, việc số hóa hồ sơ đảng viên tại địa phương không đơn giản như thao tác chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử.
Đảng bộ xã Châu Quế có 608 đảng viên, sinh hoạt tại 22 tổ chức cơ sở Đảng. Phần lớn hồ sơ được hình thành và lưu trữ qua nhiều năm nên không ít tài liệu đã xuống cấp. Có những trang giấy cũ, rách, phải được dán, gia cố lại mới có thể scan. Một số tài liệu trước đây được viết tay trên khổ giấy A3, trong khi thiết bị quét hiện có chủ yếu hỗ trợ khổ A4.
“Có những bộ hồ sơ phải xử lý từng trang, vừa làm, vừa kiểm tra để tránh làm hỏng tài liệu gốc” - đồng chí Hoàng Quang Vĩnh chia sẻ.
Khối lượng công việc lớn, thời gian thực hiện có hạn khiến cán bộ phụ trách phải tranh thủ từng ngày, kể cả cuối tuần. Không chỉ scan tài liệu, quá trình số hóa còn đòi hỏi rà soát, chỉnh lý, đối chiếu thông tin giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử, phát hiện những nội dung thiếu hoặc chưa thống nhất để bổ sung, hoàn thiện.
Đến ngày 15/9, Châu Quế đã hoàn thành chỉnh lý 100% hồ sơ và cập nhật đầy đủ 4 trang thông tin theo yêu cầu.
Những khó khăn ở Châu Quế cũng là thực tế chung tại nhiều địa phương: số lượng đảng viên lớn, hồ sơ được lập qua nhiều thời kỳ, chất lượng tài liệu không đồng đều, trong khi yêu cầu đối với dữ liệu số ngày càng chặt chẽ.
Tại xã Y Tý, số hóa hồ sơ được xác định không chỉ nhằm hoàn thành nhiệm vụ theo tiến độ mà còn là dịp rà soát, chuẩn hóa lại công tác quản lý hồ sơ đảng viên.
Đảng bộ xã có 575 đảng viên. Theo đồng chí Cao Văn Văn - Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã Y Tý, trước đây hồ sơ đảng viên chủ yếu được lưu trữ bằng bản giấy. Khi cần tra cứu, cán bộ phải tìm kiếm trong từng tập hồ sơ; sau nhiều năm lưu trữ, một số tài liệu có nguy cơ hư hỏng, thất lạc, việc cập nhật, đối chiếu thông tin cũng mất nhiều thời gian.
Từ thực tế đó, xã Y Tý thành lập tổ số hóa, huy động cán bộ, công chức có kỹ năng công nghệ thông tin cùng lực lượng tham gia chuyển đổi số. Công việc được chia thành từng nhóm, phân công phụ trách từng chi bộ và từng phần việc cụ thể.
Hồ sơ được kiểm kê, phân loại, chỉnh lý, sau đó đối chiếu với tài liệu gốc trước khi cập nhật lên hệ thống. Những thông tin thiếu, chưa thống nhất hoặc cần xác minh được phát hiện và xử lý ngay trong quá trình thực hiện.
“Làm kỹ từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót về sau” - đồng chí Cao Văn Văn cho biết.
Đến ngày 15/9, địa phương đã hoàn thành chỉnh lý và cập nhật đầy đủ 4 trang thông tin đối với 100% hồ sơ theo yêu cầu.
Theo số liệu của Ban Tổ chức Tỉnh ủy Lào Cai, Đảng bộ tỉnh hiện có 126.222 đảng viên, trong đó 121.907 đảng viên đang sinh hoạt. Từ trung tuần tháng 7, các tổ chức Đảng trên toàn tỉnh đồng loạt triển khai chuyển đổi thông tin, tài liệu trong hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử.
Với khối lượng hồ sơ rất lớn, việc số hóa đòi hỏi sự tham gia đồng bộ của các cấp ủy, tổ chức Đảng và đội ngũ cán bộ trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên, yêu cầu đặt ra không chỉ là làm nhanh mà quan trọng hơn là dữ liệu phải chính xác, đầy đủ, có thể cập nhật và khai thác lâu dài.
Theo ông Trần Huy Toàn - Trưởng Phòng Tổ chức đảng, đảng viên, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, phương châm được xác định trong quá trình triển khai là “đơn giản hóa trước, số hóa sau”. Nghĩa là hồ sơ phải được rà soát, bổ sung, hoàn thiện theo đúng quy định trước khi tạo lập dữ liệu điện tử.
Các nhóm hồ sơ được tập trung trong đợt này, gồm hồ sơ đảng viên; hồ sơ cán bộ, công chức thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý; hồ sơ cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ các Đảng ủy trực thuộc quản lý và hồ sơ cán bộ, công chức khối Đảng.
Đến ngày 15/9, toàn tỉnh đã chỉnh lý 121.565 hồ sơ; scan 26.855 hồ sơ; cập nhật đầy đủ 4 trang thông tin trên cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0 đạt 90.503 hồ sơ. Có 3 xã hoàn thành chỉnh lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu đạt 100% là Y Tý, Dương Quỳ và Châu Quế.
Những con số cho thấy khối lượng công việc đã được thực hiện rất lớn, nhưng chặng đường phía trước vẫn còn nhiều việc phải làm. Thời gian còn lại không nhiều, trong khi yêu cầu về chất lượng dữ liệu ngày càng cao. Để tháo gỡ những phần việc còn tồn đọng, Ban Tổ chức Tỉnh ủy yêu cầu các địa phương không dàn trải nguồn lực mà tập trung xử lý theo từng nhóm, từng khối lượng công việc cụ thể.
Ông Ngô Hữu Quý - Phó Trưởng Ban Tổ chức Tỉnh ủy chia sẻ: Ở cơ sở, mỗi trang hồ sơ được scan không chỉ đơn thuần là một thao tác kỹ thuật. Đó còn là quá trình kiểm tra, đối chiếu và chuẩn hóa thông tin về một đảng viên.
Vì vậy, cùng với tăng tốc tiến độ, các cấp ủy đặc biệt chú trọng kiểm soát chất lượng ở từng công đoạn. Nhiều địa phương lựa chọn cách làm cuốn chiếu: rà soát đến đâu, chỉnh lý đến đó; phân công rõ người, rõ việc; hồ sơ có vấn đề được xác minh, xử lý ngay, không đưa những thông tin chưa đầy đủ lên hệ thống.
Cách làm này giúp hạn chế tình trạng chạy theo số lượng, đồng thời biến quá trình số hóa thành dịp rà soát, chuẩn hóa lại kho hồ sơ đảng viên vốn được hình thành qua nhiều năm.
Từ những tập hồ sơ cũ tại cơ sở đến hệ thống dữ liệu điện tử dùng chung là một quá trình không ít công phu. Nhưng khi hoàn thành, việc quản lý, tra cứu, cập nhật thông tin sẽ thuận lợi hơn; nguy cơ hư hỏng, thất lạc hồ sơ giấy được giảm thiểu, đồng thời tạo cơ sở để từng bước đổi mới phương thức quản lý đảng viên.
Phía sau mục tiêu hoàn thành đúng tiến độ còn là yêu cầu quan trọng hơn: hình thành hệ thống dữ liệu đảng viên chính xác, đầy đủ, thường xuyên được cập nhật và bảo đảm an toàn, bảo mật. Đó là nền tảng để công tác quản lý đảng viên từng bước chuyển từ phương thức thủ công sang môi trường số, góp phần nâng cao hiệu quả công tác xây dựng Đảng trong tình hình mới.
