Thay vì phải nhập lại từng trường thông tin trên biểu mẫu điện tử, một số dữ liệu từ giấy tờ của người dân được hệ thống trí tuệ nhân tạo nhận diện và tự động điền vào hồ sơ. Đây là tiện ích đang được thử nghiệm trong mô hình “Trợ lý Nhân dân hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính” tại Lào Cai.
Mô hình được triển khai theo Kế hoạch số 429/KH-UBND ngày 10/9/2026 của UBND tỉnh về thử nghiệm các mô hình ứng dụng trí tuệ nhân tạo trên địa bàn tỉnh.
Người dân đến thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Yên Bình.
Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Yên Bình, hệ thống được cài đặt trên 9 máy tính để phục vụ thử nghiệm. AI được đưa vào một số công đoạn trước khi hồ sơ chuyển sang quy trình tiếp nhận, giải quyết chính thức, như nhận diện giấy tờ, trích xuất thông tin và hỗ trợ hoàn thiện biểu mẫu điện tử.
Theo bà Lý Thị Minh Ghến, chuyên viên Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Yên Bình, một số loại giấy tờ như giấy khai sinh, căn cước công dân và các tờ khai phục vụ giải quyết thủ tục hành chính sau khi được quét lên hệ thống, thông tin có thể tự động nhận diện và cập nhật vào biểu mẫu. Nhờ đó, người dân không phải nhập lại hoàn toàn bằng tay như trước. Dù vậy, sau khi hệ thống hỗ trợ nhập dữ liệu, cán bộ chuyên môn vẫn mở hồ sơ, kiểm tra từng nội dung, đối chiếu với giấy tờ gốc và chỉ thực hiện bước tiếp nhận khi thông tin đầy đủ, chính xác.
Sau hơn 2 tuần triển khai tại Yên Bình, hệ thống đã hỗ trợ giải quyết 159 bộ hồ sơ thuộc 41 thủ tục hành chính, tập trung chủ yếu ở các lĩnh vực hộ tịch, tư pháp và đăng ký kinh doanh. Trong quá trình thử nghiệm, cán bộ tại cơ sở vừa sử dụng phần mềm, vừa phản hồi những vấn đề phát sinh để đơn vị cung cấp giải pháp tiếp tục điều chỉnh.
Ông Nguyễn Quốc Tú - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Yên Bình cho biết, ưu điểm rõ nhất của hệ thống là giảm khâu nhập liệu thủ công. Hiện hệ thống có thể hỗ trợ tự động khoảng 60 - 80% dữ liệu trên một số biểu mẫu điện tử và đính kèm tệp hồ sơ liên quan, qua đó giảm thời gian xử lý các thao tác lặp lại của cán bộ.
Tuy nhiên, phạm vi ứng dụng hiện chưa bao phủ toàn bộ các thủ tục hành chính cấp xã. Một số nhóm thủ tục, đặc biệt trong lĩnh vực đất đai, xây dựng, vẫn cần tiếp tục nghiên cứu và cấu hình để tích hợp vào hệ thống.
Tại phường Yên Bái, từ ngày 15/9 đến nay, “Trợ lý Nhân dân” đã được ứng dụng đối với 19 thủ tục hành chính có phát sinh hồ sơ, với 324 hồ sơ trực tuyến.
Đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường để thực hiện thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân, bà Phạm Thị Mùi (tổ 11 Nguyễn Thái Học, phường Yên Bái) cho biết nhiều thông tin không còn phải tự đánh máy lại. Sau khi dữ liệu được hệ thống hỗ trợ điền, người dân kiểm tra lại thông tin trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
Bà Mùi chia sẻ: "Tôi rất phấn khởi khi đến làm thủ tục hành chính lại nhanh chóng và thuận tiện như vậy. Trước đây, làm một thủ tục tôi phải đánh máy, điền từng thông tin nên mất khá nhiều thời gian. Bây giờ có AI hỗ trợ, chỉ khoảng 2 phút là xong”.
Việc giảm các thao tác kê khai thủ công có ý nghĩa đáng kể với những người chưa thành thạo sử dụng máy tính hoặc dịch vụ công trực tuyến. Người dân không phải tự tìm hiểu toàn bộ biểu mẫu mà vẫn được cán bộ hướng dẫn trực tiếp, trong khi công nghệ đảm nhiệm một phần các thao tác có thể tự động hóa.
Theo bà Trần Thị Phương - Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Yên Bái, ứng dụng AI bước đầu hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục trực tuyến thuận tiện hơn, đồng thời giúp cán bộ giảm thời gian cho một số khâu xử lý, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai.
Thực tế thử nghiệm cho thấy hiệu quả của AI phụ thuộc nhiều vào chất lượng dữ liệu đầu vào và khả năng vận hành của hệ thống.
Theo anh Trịnh Quốc Huy, cán bộ hỗ trợ phần mềm AI hoàn thiện thủ tục hành chính của Công ty Kỷ nguyên mới, quy trình hiện gồm nhiều bước: Người dân được hỗ trợ đăng nhập tài khoản định danh điện tử; tài liệu được quét lên hệ thống để AI nhận diện và điền thông tin vào biểu mẫu; sau đó cán bộ kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trước khi nộp hồ sơ chính thức.
Một số tình huống vẫn phải xử lý thủ công. Khi lượng truy cập lớn, cổng dịch vụ công có thể phản hồi chậm. Với giấy tờ viết tay, biểu mẫu thiếu trường thông tin hoặc dữ liệu khó nhận diện, AI chưa thể xử lý đầy đủ. Trong các trường hợp này, cán bộ chuyên môn phải trực tiếp kiểm tra, bổ sung và hướng dẫn người dân để bảo đảm hồ sơ chính xác.
Điều đó cho thấy cần xác định rõ giới hạn khi đưa AI tham gia vào hoạt động hành chính công. Công nghệ có thể đảm nhiệm tốt các công việc lặp lại như đọc dữ liệu, nhập biểu mẫu, hỗ trợ kiểm tra thành phần hồ sơ. Tuy nhiên, việc đánh giá tính đầy đủ, hợp lệ của giấy tờ và thực hiện các bước nghiệp vụ theo quy định vẫn thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn.
Từ kết quả thử nghiệm, việc ứng dụng AI trong giải quyết thủ tục hành chính đang góp thêm một bước vào quá trình chuyển đổi số của tỉnh. Qua đó, từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền số, hướng tới phục vụ người dân thuận tiện, minh bạch hơn.
