Theo Bộ Nội vụ, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) trong cơ quan nhà nước đã được xây dựng, duy trì trong thời gian qua đạt được những kết quả nhất định như hình thành Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dữ liệu CBCCVC; hình thành các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý CBCCVC tại các cơ quan nhà nước. Kết quả bước đầu cho thấy việc ứng dụng khoa học, công nghệ, chuyển đổi số vào công tác quản lý CBCCVC đã được quan tâm, triển khai đồng bộ ở các cơ quan nhà nước.
Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy dữ liệu còn thiếu đồng bộ, liên thông giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị, chất lượng dữ liệu còn hạn chế, có độ trễ trong cập nhật do dữ liệu chưa được thu thập, cập nhật ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ trên hệ thống thông tin điện tử hoặc các hệ thống thông tin, phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu xử lý nghiệp vụ; thiếu nền tảng quản lý CBCCVC trong đó có chức năng phân tích, khai thác sử dụng dữ liệu hiệu quả dẫn tới chưa phát huy tốt giá trị của dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước cũng như công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trong lĩnh vực quản lý CBCCVC; chưa bảo đảm "đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung" như quan điểm chỉ đạo của Ban Chỉ đạo Trung ương tại Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW.
Thực tiễn chuyển đổi số quốc gia thời gian qua, đã chỉ rõ một số tồn tại hạn chế trong xây dựng, kết nối chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị như "việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin còn chưa hiệu quả; chưa phát huy giá trị của dữ liệu"; phát triển ứng dụng, cơ sở dữ liệu chưa gắn liền với hoàn thiện thể chế quy định việc cập nhật, khai thác, sử dụng hiệu quả. Đây cũng là một hạn chế trong thực tiễn phát triển, khai thác sử dụng CSDL quốc gia về CBCCVC trong thời gian qua.
Bộ Nội vụ cho rằng, việc ban hành Nghị định quy định về cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC trong cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết, nhằm thể chế hóa các chủ trương của Đảng, bảo đảm sự thống nhất, hiện đại, hiệu quả trong quản lý đội ngũ CBCCVC, góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia.
Dự thảo Nghị định có nội dung cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thông qua sử dụng dữ liệu, hồ sơ CBCCVC điện tử thay thế hồ sơ giấy; sử dụng dịch vụ dữ liệu thay cho các hoạt động báo cáo, tổng hợp, thống kê về CBCCVC truyền thống dựa trên giấy tờ. Nghị định cũng quy định các cơ quan chủ trì xây dựng, cập nhật, phát triển hệ thống thông tin quản lý CBCCVC bảo đảm đồng bộ, kết nối, liên thông với CSDL quốc gia, Nền tảng quản lý CBCCVC.
Dự thảo Nghị định gồm 6 Chương, 44 Điều và 1 phụ lục
Dự thảo Nghị định gồm 6 Chương, 44 Điều và 1 phụ lục, quy định về hồ sơ điện tử; xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC và người lao động trong cơ quan nhà nước. Trong đó, có một số nội dung đáng chú ý sau:
Đối tượng áp dụng gồm 3 nhóm:
(i) Cán bộ, công chức theo quy định tại Điều 1 của Luật Cán bộ, công chức năm 2025;
(ii) Viên chức theo quy định tại Điều 1 của Luật Viên chức năm 2025. Đồng thời, để bảo đảm thống nhất quản lý, Nghị định quy định đối tượng áp dụng bao gồm cả người lao động hưởng lương từ ngân sách nhà nước;
(iii) Các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam; Nhà nước; Quốc hội; Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị-xã hội. Không áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, người làm việc trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu.
Dự thảo Nghị định quy định về dữ liệu của Cơ sở dữ liệu quốc gia, trong đó xác định rõ bao gồm dữ liệu về CBCCVC và người lao động (bao gồm các nhóm dữ liệu phản ánh đầy đủ thông tin quy định tại Sơ yếu lý lịch hiện nay), dữ liệu hồ sơ điện tử. Nội dung dự thảo cũng xác định dữ liệu nào là dữ liệu chủ của CSDL quốc gia, dữ liệu nào là dữ liệu tham chiếu và cơ quan quản lý dữ liệu tham chiếu nhằm mục đích kết nối, chia sẻ dữ liệu.
Mỗi cán bộ, công chức có 1 hồ sơ duy nhất kèm mã định danh để quản lý trong toàn bộ thời gian công tác
Đáng chú ý, dự thảo Nghị định dành riêng 1 chương về hồ sơ điện tử CBCCVC. Các nội dung quy định về hồ sơ điện tử, yêu cầu đối với hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ điện tử; việc tạo lập, sử dụng, cập nhật, lưu trữ hồ sơ điện tử. Cụ thể:
Dự thảo Nghị định quy định hồ sơ điện tử bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử, các thành phần hồ sơ dưới dạng điện tử của hồ sơ giấy; mỗi hồ sơ được gắn mã định danh duy nhất phục vụ công tác quản lý trên môi trường số.
Mã định danh hồ sơ được quản lý thống nhất, đồng bộ với mã sơ yếu lý lịch; hồ sơ điện tử có dạng thức được yêu cầu đồng bộ với hồ sơ giấy, đáp ứng yêu cầu quản lý trên môi trường số thay cho hồ sơ giấy, việc ký nhận, xác nhận các thành phần hồ sơ trên môi trường điện tử thực hiện bằng chữ ký số chuyên dùng đảm bảo đầy đủ yêu cầu như hồ sơ giấy.
Dự thảo cũng quy định, chuyển thể từ hồ sơ điện tử sang hồ sơ giấy và ngược lại đối với trường hợp yêu cầu sử dụng hồ sơ giấy trong công tác cán bộ.
Đối với việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử, phương thức, phương tiện tạo lập, cập nhật, dự thảo Nghị định quy định mỗi CBCCVC chỉ được khởi tạo 01 hồ sơ duy nhất, có mã định danh để quản lý trong toàn bộ thời gian làm việc công tác trong cơ quan nhà nước, sử dụng thống nhất. Hồ sơ điện tử của CBCCVC được khởi tạo ngay khi CBCCVC được bầu, tuyển dụng, gắn liền với quy trình điện tử tuyển dụng trên môi trường số hoặc do cơ quan quản lý, sử dụng khởi tạo.
Dự thảo Nghị định còn quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ, quy trình cập nhật hồ sơ điện tử. Trong đó quy định, cơ quan sử dụng CBCCVC có nghĩa vụ khởi tạo; CBCC có nghĩa vụ cập nhật thông tin, dữ liệu cơ bản, liên quan tới bản thân; cơ quan sử dụng CBCCVC có nghĩa vụ cập nhật thông tin, dữ liệu về CBCCVC đối với các thông tin, dữ liệu sinh ra từ công tác quản lý CBCCVC. Cơ quan sử dụng CBCCVC có nghĩa vụ xác thực, phê duyệt bằng ký số dữ liệu do CBCCVC cập nhật trước khi cập nhật lên hệ thống, đồng bộ lên CSDL quốc gia.
Việc cập nhật dữ liệu được thực hiện trên Nền tảng quản lý CBCCVC của các cơ quan hoặc trên Nền tảng quản lý cán bộ, công chức, viên chức quốc gia.
