Dự thảo quy định về dữ liệu của cơ sở dữ liệu quốc gia, trong đó xác định rõ bao gồm dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, dữ liệu hồ sơ điện tử.
Dự thảo nghị định cũng xác định rõ dữ liệu nào là dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu quốc gia, dữ liệu nào là dữ liệu tham chiếu và cơ quan quản lý dữ liệu tham chiếu nhằm mục đích kết nối, chia sẻ dữ liệu.
Đáng chú ý, dự thảo nghị định dành riêng 1 chương về hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Các nội dung quy định về hồ sơ điện tử, yêu cầu đối với hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ điện tử; việc tạo lập, sử dụng, cập nhật, lưu trữ hồ sơ điện tử.
Bộ Nội vụ đề xuất quy định hồ sơ điện tử bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử, các thành phần hồ sơ dưới dạng điện tử của hồ sơ giấy; mỗi hồ sơ được gắn mã định danh duy nhất phục vụ công tác quản lý trên môi trường số.
Mã định danh hồ sơ được quản lý thống nhất, đồng bộ với mã sơ yếu lý lịch; hồ sơ điện tử có dạng thức được yêu cầu đồng bộ với hồ sơ giấy, đáp ứng yêu cầu quản lý trên môi trường số thay cho hồ sơ giấy, việc ký nhận, xác nhận các thành phần hồ sơ trên môi trường điện tử thực hiện bằng chữ ký số chuyên dùng đảm bảo đầy đủ yêu cầu như hồ sơ giấy.
Dự thảo cũng quy định, chuyển từ hồ sơ điện tử sang hồ sơ giấy và ngược lại đối với trường hợp yêu cầu sử dụng hồ sơ giấy trong công tác cán bộ.
Ngoài ra, Bộ Nội vụ cũng nêu quy định về tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử, phương thức, phương tiện tạo lập, cập nhật. Cụ thể, mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ được khởi tạo 1 hồ sơ duy nhất, có mã định danh để quản lý trong toàn bộ thời gian làm việc công tác trong cơ quan nhà nước, sử dụng thống nhất.
Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức được khởi tạo ngay khi họ được bầu, tuyển dụng, gắn liền với quy trình điện tử tuyển dụng trên môi trường số hoặc do cơ quan quản lý, sử dụng tạo lập.
Dự thảo nghị định còn quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ, quy trình cập nhật hồ sơ điện tử. Trong đó quy định, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ khởi tạo. Đồng thời, cán bộ, công chức cũng có nghĩa vụ cập nhật thông tin, dữ liệu cơ bản, liên quan tới bản thân.
Dự thảo cũng quy định cơ quan sử dụng cán bộ, công chức có nghĩa vụ xác thực, phê duyệt bằng ký số dữ liệu do họ cập nhật trước khi cập nhật lên hệ thống, đồng bộ lên cơ sở dữ liệu quốc gia.
Việc cập nhật dữ liệu được thực hiện trên nền tảng quản lý của các cơ quan hoặc trên nền tảng quản lý cán bộ, công chức, viên chức quốc gia.
