Quản lý tốt hồ sơ, tài liệu, sẵn sàng cho việc sáp nhập xã theo chủ trương chung của cấp trên đang được cấp ủy đảng, chính quyền xã Sơn Hải, huyện Bảo Thắng tích cực triển khai. Thường trực Đảng ủy xã yêu cầu HĐND, UBND xã, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội; các cán bộ, công chức xã thực hiện quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức khi kết thúc hoạt động, chia, tách, sáp nhập theo đúng công văn hướng dẫn của Huyện ủy Bảo Thắng. Đồng thời, phân công đồng chí Phó Bí thư Thường trực, Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy chịu trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra quá trình sắp xếp hồ sơ, chỉnh lý văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu, nhập danh mục các văn bản chuẩn bị bàn giao theo đúng quy định; thường xuyên nắm tiến độ, đôn đốc việc thực hiện trong các cuộc giao ban tuần, tháng…
Yêu cầu đặt ra là phải đảm bảo đầy đủ, không để thất thoát, chiếm đoạt hoặc tiêu hủy tài liệu sai quy định. Trong quá trình sắp xếp hồ sơ, chỉnh lý văn thư, lưu trữ cũng gặp không ít khó khăn, Thường trực Đảng ủy yêu cầu cán bộ nêu cao tinh thần trách nhiệm, nghiên cứu, nắm chắc hệ thống văn bản liên quan, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong cơ quan và bố trí thời gian làm ngoài giờ hành chính.
- Đồng chí Bùi Quang Uyên, Bí thư Đảng ủy xã Sơn Hải.
Cùng với xây dựng đề án sắp xếp, sáp nhập cấp xã, chuẩn bị các bước chấm dứt hoạt động chính quyền cấp huyện, Huyện ủy Bảo Thắng cũng quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, các địa phương chuẩn bị điều kiện về bảo quản hồ sơ các chương trình, dự án; các văn bản chỉ đạo của cấp trên, của cấp ủy đảng, chính quyền địa phương.
Việc chỉ đạo triển khai thực hiện công tác bảo quản, lưu trữ đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để thất thoát, thất lạc. Cụ thể, đã chỉ đạo các phòng chuyên môn liên quan đến thực hiện chương trình, dự án lập hồ sơ danh mục các công trình, dự án, tài sản của các cơ quan, xã, thị trấn để sẵn sàng bàn giao cho đơn vị mới. Huyện ủy ban hành Công văn số 3411 thu hồ sơ tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Huyện ủy; chỉ đạo lên danh mục các loại hồ sơ, riêng đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, Thường trực Huyện ủy chỉ đạo tập trung giải quyết trong tháng 4, những nội dung còn lại Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy và Thanh tra huyện lập hồ sơ, sẵn sàng công tác bàn giao, đảm bảo chặt chẽ và đầy đủ nhất, không để thất thoát.
- Đồng chí Nguyễn Quang Úy, Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy Bảo Thắng.
Tương tự tại huyện Bát Xát, công tác sắp xếp hồ sơ, chỉnh lý văn thư - lưu trữ cũng đang được triển khai theo kế hoạch đề ra. Theo thống kê của Phòng Nội vụ, hiện trên địa bàn huyện có hơn 5.342 m giá tài liệu lưu trữ, khối lượng tài liệu hiện hữu phản ánh hoạt động quản lý nhà nước phong phú qua các thời kỳ, nhưng cũng đặt ra áp lực lớn đối với công tác lưu trữ, đặc biệt là trong bối cảnh nhiều cơ quan, đơn vị đang thực hiện sắp xếp.
Công tác chỉnh lý tài liệu cũng được huyện đặc biệt quan tâm. Đến nay có hơn 671 m giá tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đồng thời có hơn 2.119 m giá tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ và hơn 2.300 m giá tài liệu chưa chỉnh lý. Qua thống kê xác định toàn huyện có 250 m giá tài liệu trùng thừa, đặt ra yêu cầu cấp thiết của việc sắp xếp lại kho lưu trữ để tinh gọn, loại bỏ đúng quy định các tài liệu không còn giá trị sử dụng.
Đa số cán bộ thực hiện công tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn thực hiện kiêm nhiệm, chưa được đào tạo chuyên sâu dẫn đến việc chỉnh lý tài liệu chưa đảm bảo chuyên môn và còn chậm. Mặt khác, kho lưu trữ của một số đơn vị chưa đạt tiêu chuẩn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bảo quản.
- Đồng chí Nguyễn Thế Anh, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ huyện Bát Xát.
Để thực hiện tốt công tác chỉnh lý văn thư - lưu trữ, UBND huyện Bát Xát đã ban hành Văn bản số 735 ngày 24/4/2025 về việc đôn đốc, tăng cường thực hiện công tác chỉnh lý văn thư - lưu trữ. Về phía Phòng Nội vụ sẽ tiếp tục tham mưu với UBND huyện bố trí nguồn lực hợp lý để từng bước thực hiện chỉnh lý toàn bộ khối lượng tài liệu chưa hoàn chỉnh, phấn đấu hoàn thành đến ngày 30/5. Cùng với đó, huyện sẽ tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại các xã, thị trấn - nơi đang còn khó khăn về nhân lực chuyên trách, điều kiện kho tàng và trang thiết bị lưu trữ; bố trí kho bảo quản các tài liệu của các cơ quan khi thực hiện giải thể huyện nhưng chưa thực hiện chỉnh lý xong, chưa bàn giao về Lưu trữ lịch sử tỉnh; các xã sau khi thực hiện chỉnh lý tài liệu xong sẽ chuyển tập kết về bảo quản tại kho lưu trữ của xã mới, thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh khi có quyết định thu hồi tài liệu của UBND tỉnh, tài liệu có thời hạn của các xã, thị trấn trước khi sáp nhập bảo quản tại kho lưu trữ của xã mới theo quy định của Luật Lưu trữ.
Công tác quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị đã được Tỉnh ủy, UBND tỉnh quan tâm chỉ đạo thông qua việc ban hành các văn bản liên quan. Trong đó, Tỉnh ủy đã ban hành Công văn số 3338 ngày 10/4/2025 về việc quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức đảng sắp xếp, sáp nhập. Đến ngày 17/4, Tỉnh ủy tiếp tục ban hành Công văn số 3367 điều chỉnh, bổ sung nội dung Văn bản số 3338. Nhấn mạnh nghiêm cấm việc chiếm giữ, làm hư hỏng, mất mát hay tiêu hủy trái phép tài liệu khi cơ quan, tổ chức hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động; thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thực chữ ký số chuyên dùng; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức, bộ máy.
UBND tỉnh cũng ban hành Chỉ thị số 05 ngày 31/3/2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tại địa phương theo chủ trương của Bộ Chính trị, nêu rõ yêu cầu không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu, tài liệu và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc thống kê, chỉnh lý văn thư, lưu trữ…
