Từ quản lý thủ công đến quản lý số
Từ ngày 17/5/2026, phường Lào Cai chính thức đưa vào vận hành Hệ thống quản lý sinh hoạt hè trực tuyến. Đây là địa phương đầu tiên trong tỉnh triển khai mô hình này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, theo dõi các hoạt động hè dành cho thanh thiếu nhi.
Từ khi triển khai đến nay, hệ thống đã thu hút sự tham gia của 72 Bí thư Chi đoàn khu dân cư, 30 giáo viên Tổng phụ trách Đội và Bí thư các Đoàn trường học. Đến nay, hơn 9.200 thiếu nhi đã đăng ký tham gia sinh hoạt hè và gần 1.300 đoàn viên đăng ký sinh hoạt Đoàn tại địa phương thông qua nền tảng số. Hiện có 93 Tiểu ban sinh hoạt hè tại các khu dân cư sử dụng hệ thống để tạo buổi sinh hoạt, điểm danh và đánh giá kết quả hoạt động.
Trước đây, việc quản lý sinh hoạt hè tồn tại nhiều hạn chế. Toàn bộ quy trình tiếp nhận và bàn giao phiếu sinh hoạt hè giữa nhà trường và địa phương đều thực hiện bằng giấy, vừa mất nhiều thời gian, vừa tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hồ sơ. Do thiếu dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, việc điểm danh, theo dõi quá trình tham gia của thanh thiếu nhi gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt, công tác tổng hợp, nhận xét cuối kỳ thường kéo dài từ 2 - 3 tuần, dễ dẫn đến đánh giá mang tính hình thức.
Theo anh Trần Huy Hoàng, Bí thư Đoàn phường Lào Cai, việc triển khai hệ thống xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong công tác chuyển đổi số.
Cắt giảm 80% thời gian hành chính
Sau thời gian vận hành, toàn bộ 93 tiểu ban sinh hoạt hè trên địa bàn phường đã được kết nối với hệ thống. Tỷ lệ số hóa hồ sơ tiếp nhận đầu vào đạt 100%; dữ liệu chuyên cần và các hoạt động phát sinh đều được cập nhật đầy đủ trên nền tảng.
Theo đánh giá của Đoàn phường Lào Cai, hệ thống đã giúp cắt giảm khoảng 80% thời gian xử lý thủ tục hành chính. Việc in ấn, lưu trữ phiếu giấy gần như được loại bỏ hoàn toàn. Chỉ với vài thao tác trên điện thoại hoặc máy tính, cán bộ đoàn có thể tiếp nhận, điểm danh và theo dõi quá trình sinh hoạt của thanh thiếu nhi.
Các Ban chỉ đạo hè và tiểu ban sinh hoạt hè tại khu dân cư có thể nắm bắt chính xác số lượng thanh thiếu nhi tham gia, theo dõi hoạt động nổi bật của từng đơn vị để phục vụ công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng. Đồng thời, nhà trường, gia đình và địa phương cũng có thể theo dõi quá trình rèn luyện của học sinh trên cùng một hệ thống.
Thay đổi cách làm ở khu dân cư
Là người trực tiếp sử dụng hệ thống, anh Trần Tuấn Anh, Bí thư Chi đoàn khu dân cư Lê Quý Đôn 3 cho biết, trước đây công tác điểm danh chủ yếu thực hiện bằng sổ sách thủ công.
Anh Tuấn Anh đang quản lý 61 thanh thiếu nhi tại khu dân cư. Nếu như trước đây việc điểm danh mất khoảng 20 phút thì nay chỉ còn khoảng 10 phút. Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý thông tin học sinh, cập nhật các cuộc thi, hoạt động thể thao, kỹ năng để các em đăng ký tham gia.
Theo anh Tuấn Anh, điều thay đổi rõ nét nhất là giảm đáng kể thủ tục hành chính, hạn chế giấy tờ và giúp cán bộ đoàn thích ứng với xu hướng chuyển đổi số.
Cùng chung nhận định đó, chị Lý Ngọc Hà, Bí thư Chi đoàn khu dân cư Tôn Thất Thuyết cho rằng hệ thống giúp khu dân cư nắm chắc số lượng học sinh, đoàn viên tham gia sinh hoạt hè, đồng thời tiếp cận nhanh chóng các thông tin, kế hoạch hoạt động từ Đoàn cấp trên.
Nhà trường giảm áp lực hồ sơ
Không chỉ khu dân cư, việc số hóa cũng giúp các trường học giảm đáng kể khối lượng công việc.
Cô Nguyễn Thị Thanh, giáo viên Trường Tiểu học Hoàng Văn Thụ cho biết, năm nay, Đoàn phường Lào Cai đã xây dựng video hướng dẫn đăng ký trực tuyến. Giáo viên chỉ cần gửi đường link qua nhóm zalo lớp và hướng dẫn phụ huynh trong cuộc họp cuối năm học.
Theo cô Thanh, việc ứng dụng công nghệ số giúp bảo đảm không bỏ sót học sinh nào trong quá trình tham gia sinh hoạt hè, đồng thời tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa nhà trường và địa phương.
Phụ huynh đồng hành cùng con trên nền tảng số
Bên cạnh hỗ trợ công tác quản lý, hệ thống còn giúp phụ huynh theo dõi quá trình tham gia sinh hoạt hè của con em mình.
Chị Đỗ Kim Thêu, phụ huynh có con tham gia sinh hoạt tại Tiểu ban sinh hoạt hè Tôn Thất Thuyết cho biết trước đây mọi thủ tục đều thực hiện qua phiếu giấy. Nay toàn bộ thông tin đã được số hóa, giúp việc theo dõi trở nên thuận tiện hơn.
Theo chị Thêu, đây là mô hình khoa học, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong quản lý và rất phù hợp với xu hướng hiện nay.
Trải nghiệm mới của thiếu nhi
Đối với các em thiếu nhi, việc tham gia sinh hoạt hè trên nền tảng số cũng mang lại nhiều trải nghiệm mới.
Em Phạm Quốc Hưng, thành viên Tiểu ban sinh hoạt hè Tôn Thất Thuyết cho biết em được tham gia nhiều hoạt động vui chơi, tuyên truyền kỹ năng sống và đặc biệt ấn tượng với việc điểm danh bằng ứng dụng.
Từ những kết quả bước đầu, mô hình cho thấy hiệu quả rõ nét trong việc giảm thủ tục hành chính, tăng tính kết nối giữa nhà trường - gia đình - địa phương và thúc đẩy chuyển đổi số ngay từ cơ sở. Đây cũng là minh chứng cho sự chủ động, sáng tạo của tổ chức Đoàn trong việc đổi mới phương thức hoạt động, đáp ứng yêu cầu quản lý trong thời đại số.
