Chánh Văn phòng Tỉnh ủy Lào Cai Phan Quốc Nghĩa và Chánh Văn phòng Tỉnh ủy Đồng Nai Viên Hồng Tiến đồng chủ trì buổi làm việc.
Tại buổi trao đổi, văn phòng tỉnh ủy hai bên đã chia sẻ tình hình thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, số hóa và quản lý tài liệu điện tử.
Tại tỉnh Đồng Nai, Văn phòng Tỉnh ủy và văn phòng cấp ủy trực thuộc tỉnh đã bố trí đầy đủ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo phục vụ kịp thời tài liệu cho hoạt động của cấp ủy. Toàn tỉnh hiện có 439 cán bộ, công chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ, trong đó có 423 cán bộ làm công tác văn thư; 16 cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ; 11/11 huyện ủy, thành ủy đều có cơ quan lưu trữ.
Công tác văn thư, lưu trữ tại Đồng Nai hiện còn gặp một số hạn chế, như: việc thu thập tài liệu lưu trữ còn gặp khó khăn; công tác thu thập tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh và chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đã kết thúc nhiệm kỳ ở các cấp ủy, cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội còn chậm.
Tại Lào Cai, công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh đạt nhiều kết quả. Công tác văn thư được tổ chức triển khai thực hiện tốt; các văn bản ban hành đúng quy định về thẩm quyền, thể thức; công văn đi, công văn đến được xử lý và chuyển giao kịp thời; thực hiện có nền nếp và ngày càng hiệu quả hơn phần mềm ứng dụng tin học Lotus Notes 8.5 và thực hiện song song hệ thống phần mềm quản lý văn bản VNPT-Ioffice kết nối từ tỉnh, huyện đến cơ sở.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được các cấp uỷ và các tổ chức chính trị - xã hội quan tâm thực hiện tốt. Thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ văn phòng cấp ủy và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đảm bảo chất lượng, yêu cầu.
Kho Lưu trữ Tỉnh ủy triển khai thực hiện thu thập đầy đủ tài liệu thuộc các phông; đã thực hiện số hóa 34/34 phông lưu trữ, đáp ứng yêu cầu bảo quản khoa học và phục vụ khai thác ngày càng hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Công tác số hóa được thực hiện đồng bộ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng đã được triển khai thực hiện dứt điểm khối cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh đến năm 2020 và cấp huyện từ năm 2015 trở về trước…
Bên cạnh thông tin về kết quả, thuận lợi, khó khăn, văn phòng tỉnh ủy hai bên cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm về: công tác văn thư, lưu trữ, nhất là việc xử lý tài liệu tồn đọng tại lưu trữ lịch sử tỉnh ủy; thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ; hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử; công tác quản lý, bảo quản, khai thác tài liệu điện tử trên mạng thông tin diện rộng của Đảng và các phần mềm quản lý văn bản…
