Theo đó, cơ cấu Giải Báo chí Quốc gia lần thứ 18, năm 2023 gồm 11 nhóm giải và giải đặc biệt, giải phụ do Hội đồng giải xem xét, quyết định, gồm: Báo in có 3 nhóm giải (tin, bài phản ánh, phỏng vấn; xã luận, bình luận, chuyên luận; phóng sự, phóng sự điều tra, ký báo chí, ghi chép); phát thanh có 2 nhóm giải (tin, bài phản ánh, phỏng vấn, bình luận, chuyên luận, tọa đàm chuyên đề, phát thanh tổng hợp; phóng sự, phóng sự điều tra, bút ký); truyền hình có 3 nhóm giải (tin, phóng sự, ký sự; bình luận, giao lưu, tọa đàm; phim tài liệu truyền hình); báo điện tử có 2 nhóm giải (tin, bài phản ánh, phỏng vấn, bình luận, tọa đàm, giao lưu trực tuyến; phóng sự, phóng sự điều tra, ký báo chí, ghi chép); ảnh báo chí có 1 nhóm giải (ảnh đơn, phóng sự ảnh, nhóm ảnh); giải đặc biệt và giải phụ do Hội đồng giải xem xét, quyết định tùy tình hình thực tế.
Công dân Việt Nam có tác phẩm báo chí được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo in, đài phát thanh, đài truyền hình, báo điện tử...) do Bộ Văn hóa - Thông tin trước đây, nay là Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép đều có quyền gửi tác phẩm tham dự giải. Tuy nhiên, các tác phẩm gửi tham dự giải không vi phạm quy định về đạo đức nghề nghiệp của người làm báo Việt Nam, không vi phạm Luật Báo chí và luật khác. Hội đồng giải nhận tác phẩm được đăng tải trên các đài, báo trong thời gian từ ngày 1/1/2023 đến 31/12/2023. Những tác phẩm được sử dụng trong thời gian trên đã được trao giải ở các cuộc thi khác vẫn được quyền dự Giải Báo chí Quốc gia lần thứ 18, năm 2023, nhưng cần ghi rõ thông tin về cuộc thi, đơn vị tổ chức và mức giải.
Các tác phẩm gửi tham dự Giải Báo chí Quốc gia lần thứ 18, năm 2023 phải thông qua việc tuyển chọn ở hội đồng giải cấp cơ sở do hội nhà báo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các liên chi hội, chi hội nhà báo trực thuộc Trung ương tuyển chọn theo số lượng do Hội đồng Giải Báo chí Quốc gia lần thứ 18, năm 2023 quy định. Mỗi tác giải hoặc mỗi nhóm tác giả chỉ được lựa chọn gửi 1 tác phẩm dự giải và mỗi tác giả chỉ được đứng tên ở 1 tác phẩm (tác giả là người quay phim được đứng tên tối đa ở 3 tác phẩm).
Các đơn vị gửi tác phẩm dự Giải Báo chí Quốc gia lần thứ 18, năm 2023 chậm nhất đến ngày 15/3/2024 (theo dấu bưu điện). Địa chỉ nhận tác phẩm dự giải: Ban Thư ký tổng hợp Giải Báo chí Quốc gia - Hội Nhà báo Việt Nam, 59 Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội; email bannghiepvu.hnb@gmail.com. Ngoài bì thư ghi rõ: Dự Giải Báo chí Quốc gia lần thứ 18 năm 2023.
