Hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng: Hành trình mới của hộ kinh doanh

Câu chuyện mua bán hiện đã vượt khỏi những con phố quen thuộc, lan lên các sàn online, trang mạng xã hội, thậm chí giao dịch qua điện thoại cũng diễn ra từng phút.

Nhiều năm trước, khi việc buôn bán chủ yếu diễn ra tại cửa hàng, sổ sách ghi chép còn đơn giản, thuế khoán được xem là phương thức phù hợp.

Trong bối cảnh đó, cách tính thuế dựa trên ấn định doanh thu đã bộc lộ những bất cập và các hộ kinh doanh cũng cảm nhận rõ điều này.

Chị Nguyễn Thị Chi, chủ quán ăn ở Thủy Nguyên (Hải Phòng), nhớ lại những ngày đầu tiên học xuất hóa đơn điện tử: “Lúc đầu tôi run lắm, sợ bấm nhầm là bị phạt. Nhưng khi được cán bộ thuế xuống tận nơi, chỉ từng bước một, tôi thấy mọi thứ hóa ra không khó. Giờ kiểm tra doanh thu mỗi ngày bằng điện thoại rất tiện.”

Những câu chuyện như của chị Chi đang trở nên phổ biến khi chiến dịch chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai được triển khai đồng loạt trên cả nước. Hơn 18.500 hộ khoán đã chủ động chuyển đổi và hàng nghìn hộ kê khai còn mạnh dạn lên doanh nghiệp điều trước đây được xem là khó tưởng tượng.

Ở Hà Nội, nơi có số lượng hộ kinh doanh đông nhất cả nước, các buổi tập huấn được tổ chức liên tục từ nhiều điểm cầu. Tại một buổi hỗ trợ ở quận Cầu Giấy, anh Trương Văn Trung, chủ cơ sở kinh doanh ôtô cho biết: “Tôi không rành công nghệ nhưng vẫn cho nhân viên đi học vì biết sớm muộn gì cũng phải làm. Hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng giúp nhìn rõ lời lỗ hơn, cái này là lợi trước tiên cho mình.”

Các hộ lớn tuổi, ít dùng thiết bị số cũng được hỗ trợ tận tình. “Cứ mỗi bước lại có người đứng bên hướng dẫn, mình làm thử rồi làm lại. Họ không chỉ nói lý thuyết mà cài luôn phần mềm cho mình,” một chủ cửa hàng tạp hóa trên phố Khâm Thiên chia sẻ.

Hải Phòng lại chọn cách “bám chợ, bám phố”. Mỗi cán bộ thuế phụ trách từng nhóm hộ, đi từng cửa hàng để hướng dẫn từ việc cài ứng dụng eTax Mobile đến mở tài khoản hóa đơn điện tử.

Nhiều hộ ban đầu lo sợ “kê khai sẽ bị thu cao hơn”, nhưng khi được giải thích rõ ràng, họ dần yên tâm.

Bà Nguyễn Thị Sen kinh doanh dịch vụ ăn uống ở phường Thượng Lý chia sẻ khi mới nghe chuyển từ khoán sang kê khai, rất lo ngại vì kỹ năng công nghệ còn hạn chế, sợ nếu thao tác sai sẽ bị phạt hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế cao hơn.

Tuy nhiên, sau các buổi tập huấn và được cán bộ thuế, cán bộ kỹ thuật xuống tận cửa hàng hỗ trợ cài đặt phần mềm, hướng dẫn lập hóa đơn điện tử và kê khai đã dần nắm rõ quy trình, thao tác thuần thục hơn và cảm thấy yên tâm khi mọi nội dung được giải thích cụ thể, dễ hiểu.

Trong khi đó, tại Nghệ An, chiến dịch được rút ngắn còn “30 ngày đêm” nhưng triển khai quyết liệt không kém. Những tổ công tác len lỏi tới từng xã, từng khu chợ để hướng dẫn cài phần mềm, đồng bộ dữ liệu và lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Trên mạng xã hội của ngành thuế tỉnh, các video hướng dẫn ngắn được đăng liên tục để hộ kinh doanh xem lại khi cần.

Một chủ siêu thị mini ở Đô Lương cho biết: “Trước đây ghi chép tay vừa lâu vừa dễ nhầm. Giờ nhập xuất hàng hóa đều làm trên phần mềm, nhìn cái biết ngay còn bao nhiêu hàng, lời lỗ thế nào.”

Nhiều hộ ở huyện Yên Thành còn kể vui rằng, từ ngày quen với phần mềm bán hàng, họ… đỡ phải nhớ giá từng mặt hàng, vì mọi thứ đã có máy tính ghi lại.

Mặc dù vậy, việc chuyển đổi vẫn không tránh khỏi khó khăn, nhất là với những hộ quen lối kinh doanh truyền thống.

Ở Hải Phòng, ông Nguyễn Hữu Thọ, Phó Trưởng Thuế cơ sở 1 cho biết nhiều hộ còn ngại thay đổi vì “sợ phiền, sợ phức tạp, sợ tốn kém.” Nhưng khi cán bộ thuế đi cùng từng bước, từ cài đặt đến thao tác, những băn khoăn này dần được gỡ bỏ.

Tại nhiều địa phương, chính quyền phường, xã cũng tham gia vận động, giải thích rõ lợi ích của việc minh bạch doanh thu, đặc biệt khi sắp đến thời điểm 1/1/2026, mốc quan trọng khi mô hình thuế khoán sẽ chính thức bị loại bỏ.

Theo Cục Thuế, trong quá trình triển khai, cả nước hiện có gần 2 triệu hộ kinh doanh nộp thuế khoán. Mỗi năm, đối tượng này đóng góp khoảng 26.000 tỷ đồng tiền thuế, với mức bình quân 672.000-700.000 đồng/tháng.

Khi mức độ giao dịch ngày càng phức tạp, việc quản lý dựa trên cơ chế khoán không còn phát huy hiệu quả như trước và dễ tạo ra sự bất bình đẳng giữa các hộ.

Phó Cục trưởng Thuế (Bộ Tài chính) Mai Sơn nhấn mạnh ngành thuế đã chuẩn bị kỹ lưỡng các điều kiện cần thiết để hộ kinh doanh chuyển đổi mà không làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đồng thời, nhiều nhà cung cấp giải pháp công nghệ tham gia đồng hành, hỗ trợ miễn phí giai đoạn đầu để giảm chi phí tuân thủ cho người nộp thuế.

Những kết quả ban đầu cho thấy, sự dịch chuyển tích cực khi hơn 18.500 hộ khoán đã chủ động chuyển sang kê khai và hơn 2.500 hộ kê khai chuyển lên doanh nghiệp dù không thuộc diện bắt buộc.

Qua quá trình triển khai tại nhiều vùng, một điều dễ nhận thấy là sự thay đổi không chỉ đến từ phía cơ quan thuế mà chính các hộ kinh doanh những người tưởng như e ngại nhất lại đang cho thấy tinh thần chủ động tiếp cận cái mới khi thấy lợi ích thiết thực như quản lý tiền rõ hơn, kiểm soát tồn kho chính xác hơn, giảm rủi ro tranh chấp và minh bạch hoạt động kinh doanh.

Với cơ quan quản lý, khi tất cả hộ kinh doanh chuyển sang kê khai, dữ liệu sẽ trở nên thống nhất và minh bạch, giúp giảm thất thu và tăng hiệu quả giám sát.

Đây cũng là bước quan trọng trong quá trình hiện đại hóa ngành thuế và xây dựng môi trường kinh doanh công bằng cho khu vực kinh tế tư nhân, đúng tinh thần Nghị quyết 68/NQ-TW về phát triển kinh tế tư nhân và Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân.

Sự chuyển đổi lần này không đơn thuần là thay một phương pháp thu thuế, nó là sự thay đổi trong tư duy của cả hệ thống. Khi mỗi hộ kinh doanh hiểu đúng, làm được và thấy lợi cho chính mình, con đường từ thuế khoán sang kê khai sẽ không còn là trở ngại, mà trở thành một hành trình mới minh bạch, chủ động và bền vững hơn.