Hiệu quả từ số hóa hồ sơ, giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính

Bích Huệ

03/04/2026 20:13

Trong tiến trình cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số, việc số hóa hồ sơ, giấy tờ đang trở thành một trong những giải pháp trọng tâm, mang lại những chuyển biến rõ nét trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như trải nghiệm của người dân. Quá trình số hóa hồ sơ trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho thấy hiệu quả thiết thực, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân.

0:00 / 0:00

0:00

Trước đây, mỗi khi thực hiện các thủ tục hành chính, người dân thường phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ như căn cước công dân, sổ hộ khẩu, giấy tờ đất đai, văn bằng, chứng chỉ… Không ít trường hợp do thiếu giấy tờ hoặc sai sót trong hồ sơ phải đi lại nhiều lần, mất thời gian, công sức. Tuy nhiên, cùng với đẩy mạnh số hóa, những bất tiện đó đang dần được khắc phục.

Giờ đây, thực hiện thủ tục hành chính đã trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều. Tôi có thể ngồi tại nhà, sử dụng điện thoại hoặc máy tính có kết nối Internet là có thể tra cứu, đăng ký thủ tục hoặc nộp hồ sơ trực tuyến. Khi các giấy tờ đã được số hóa và tích hợp trên hệ thống, thông tin cá nhân đã có sẵn, không cần phải nhập lại nhiều lần hay mang theo nhiều giấy tờ như trước.

Chị Lù Thị Luyến, phường Cam Đường

Việc tích hợp dữ liệu trên các nền tảng số, đặc biệt là Cổng Dịch vụ công quốc gia đã giúp người dân giảm đáng kể các thao tác thủ công. Với một tài khoản đăng nhập, người dân có thể thực hiện nhiều thủ tục khác nhau, từ đăng ký hành chính đến nộp thuế, mà không phải kê khai lại thông tin đã có. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí in ấn, công chứng và đi lại. “Trước kia, có những thủ tục tôi phải mất cả buổi, thậm chí đi lại nhiều lần. Nhưng bây giờ chỉ cần vài thao tác là hoàn thành, sau đó chờ phản hồi từ cơ quan chức năng. Điều tôi thấy rõ nhất là thời gian giải quyết nhanh hơn, quy trình cũng minh bạch hơn”, chị Lù Thị Luyến chia sẻ thêm.

Không ít người dân trên địa bàn đều có chung đánh giá tích cực về sự thay đổi này. Chị Lê Thị Lan Chi (phường Cam Đường) cho biết: “Trước đây, mỗi lần đi làm thủ tục hành chính là phải chuẩn bị rất nhiều giấy tờ. Nhưng bây giờ thì khác, mình chỉ cần mang theo căn cước công dân, còn lại có thể thực hiện trên điện thoại hoặc máy tính”.

Theo chị Chi, không chỉ thuận tiện hơn, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn giúp nâng cao chất lượng phục vụ. Cán bộ hướng dẫn rất cụ thể, thao tác kiểm tra thông tin cũng nhanh chóng, giúp người dân tiết kiệm rất nhiều công sức. Quan trọng hơn là cảm giác minh bạch, rõ ràng trong từng bước thực hiện.

Không chỉ mang lại lợi ích cho người dân, việc số hóa hồ sơ còn giúp các cơ quan quản lý nâng cao hiệu quả công việc. Theo ông Nguyễn Hữu Thành - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Cam Đường, ngay từ khi đi vào hoạt động, đơn vị đã xác định số hóa hồ sơ là nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính. “Đến nay, phường đã tiếp nhận và giải quyết hơn 18.000 thủ tục hành chính, đứng đầu toàn tỉnh. Trong đó, trên 98% hồ sơ được giải quyết đúng hạn và trước hạn, trên 97% người dân hài lòng”, ông Thành cho biết.

Để đạt được kết quả đó, phường đã triển khai đồng bộ nhiều giải pháp, trong đó có số hóa hồ sơ ngay từ khâu tiếp nhận tại bộ phận “một cửa”, xây dựng kho dữ liệu điện tử tập trung, đồng thời kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống. Nhờ vậy, cán bộ có thể tra cứu thông tin nhanh chóng, giảm đáng kể thời gian xử lý và hạn chế sai sót so với phương thức thủ công trước đây.

Ban đầu, quá trình số hóa gặp không ít khó khăn do khối lượng hồ sơ lớn, hạ tầng công nghệ còn hạn chế. Tuy nhiên, với sự quan tâm đầu tư của chính quyền địa phương, đến nay, 100% hồ sơ hài lòng đã được số hóa và cập nhật trên hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng lại dữ liệu trong các lần giao dịch tiếp theo.

Ông Nguyễn Hữu Thành - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Cam Đường.

Điểm đáng chú ý là tái sử dụng dữ liệu đã giúp cắt giảm đáng kể thành phần hồ sơ. Người dân không phải nộp lại những giấy tờ đã được số hóa trước đó, đồng thời thời gian tiếp nhận và xử lý cũng được rút ngắn nhờ thao tác tra cứu nhanh trên hệ thống. Quy trình giải quyết hài lòng vì thế trở nên minh bạch hơn, dễ dàng theo dõi và giám sát. Bên cạnh đó, số hóa hồ sơ còn góp phần thúc đẩy cung cấp dịch vụ công trực tuyến, nâng cao tỷ lệ hồ sơ được xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng. Đây là nền tảng quan trọng để từng bước hình thành chính quyền số, hướng tới phục vụ người dân và doanh nghiệp hiệu quả, thuận tiện hơn.

Số hóa hồ sơ, giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước, góp phần quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hướng tới phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.